Politica de confidențialitate

1. Pe scurt

Această politică explică modul în care sunt prelucrate datele cu caracter personal atunci când utilizați mivochart, aplicația de creare a organigramelor, în conformitate cu Regulamentul general privind protecția datelor al UE (RGPD). Pe scurt:

• Contul și organigramele dumneavoastră sunt stocate în Uniunea Europeană, la Frankfurt (Germania).
• Puteți crea o organigramă fără cont. În acest caz, aceasta rămâne în browserul dumneavoastră și nu ne este transmisă.
• Angajații incluși în organigrame sunt, de regulă, colegii dumneavoastră. Organizația dumneavoastră decide cum sunt prelucrate datele lor, iar noi le prelucrăm numai în numele organizației (detalii la secțiunea 3).
• Nu vindem date cu caracter personal și nu afișăm publicitate. Vercel Web Analytics numără vizitele în mod anonim și fără module cookie; PostHog funcționează numai dacă acceptați categoria Analiză din bannerul privind modulele cookie (secțiunea 14).
• Puteți exporta toate datele și vă puteți șterge contul oricând din setările contului.

2. Cine răspunde de prelucrare

Operatorul pentru prelucrările descrise în această politică este MIVO STUDIO S.R.L., Strada Teilor, Nr. 49B, Corp C3, Ap. 2, 407280 Sat Florești, Comuna Florești, Jud. Cluj, România („noi”). Ne puteți contacta la hello@mivochart.com.

Responsabil cu protecția datelor: nu a fost desemnat; nu avem obligația de a desemna unul. Ne puteți trimite oricând întrebări despre confidențialitate la hello@mivochart.com.

3. Două roluri: datele dumneavoastră și datele din organigrame

mivochart este folosit în principal de echipe de resurse umane și de șefi direcți care adaugă într-o organigramă informații despre colegi. RGPD tratează aceste date diferit de datele contului dumneavoastră, așa că avem două roluri distincte:

• Suntem operator pentru datele de care avem nevoie ca să vă administrăm contul și activitatea noastră: adresa de e-mail, datele de autentificare, planul și facturarea, mesajele de asistență și jurnalele tehnice. Această politică descrie integral prelucrarea respectivă.
• Suntem persoană împuternicită pentru conținutul organigramelor (nume, funcții, departamente, adrese de e-mail, fotografii și alte date despre angajații incluși). Organizația care utilizează mivochart, de obicei angajatorul sau clientul dumneavoastră, este operatorul. Aceasta decide ce informații sunt incluse și în ce scop, iar noi le prelucrăm numai pentru furnizarea serviciului, în baza acordului de prelucrare a datelor (art. 28 RGPD).
• Dacă sunteți un angajat inclus într-o organigramă, adresați organizației care a creat-o întrebările despre datele dumneavoastră. Aceasta răspunde de informarea dumneavoastră și de soluționarea cererilor. Dacă ne scrieți, îi vom transmite cererea și o vom ajuta să răspundă.

4. Date prelucrate de noi în calitate de operator

În funcție de modul în care utilizați mivochart, putem prelucra următoarele date:

• Date de cont: adresa de e-mail, parola (stocată de furnizorul de autentificare numai ca hash criptografic, imposibil de citit de noi), limba aleasă, data creării contului și data ultimei autentificări.
• Autentificare cu Google: dacă alegeți această opțiune, Google ne transmite adresa de e-mail, numele, linkul fotografiei de profil și identificatorul contului Google. Folosim adresa de e-mail pentru cont; celelalte date sunt păstrate de furnizorul nostru de autentificare în evidența autentificării. Nu primim parola Google și nici acces la datele dumneavoastră din Google.
• Date despre plan și facturare, după lansarea planurilor plătite: planul (Free, Pass sau Pro), identificatorii Stripe pentru client și abonament, prețul ales, data expirării Pass-ului ori a reînnoirii abonamentului, dacă ați reziliat și evidența fiecărei achiziții Pass (referințele plății și ale finalizării comenzii Stripe, precum și numărul de zile). Datele cardului sunt introduse direct în Stripe și nu ajung la noi. Pentru emiterea facturii, Stripe colectează numele, elementele din adresa de facturare necesare metodei de plată (adesea doar țara și codul poștal) și, dacă alegeți să îl furnizați, codul de TVA. Codul de TVA este opțional: companiile îl pot introduce pentru a primi o factură cu taxare inversă; Stripe va solicita atunci și denumirea și adresa completă a companiei.
• Evidența evenimentelor de plată transmise de Stripe (identificatorul, tipul și momentul evenimentului), pentru ca fiecare să fie aplicat o singură dată.
• Cereri de retragere și reziliere și dovezi ale consimțământului la finalizarea comenzii: nume, adresă de e-mail, conținutul cererii și data și ora cererii sau ale confirmării condițiilor de reînnoire automată. Le prelucrăm pentru a înregistra și soluționa cererea și pentru a dovedi demersul (obligație legală, art. 6 alin. (1) lit. c RGPD, și interes legitim de a păstra dovada, art. 6 alin. (1) lit. f RGPD).
• Setările linkurilor de partajare: dacă linkul este activ, tokenul aleatoriu, dacă este protejat prin parolă (parola este stocată numai ca hash scrypt), data expirării și data la care a fost încărcată ultima dată o organigramă încorporată (cel mult o dată pe zi), pentru a vă putea informa când încorporarea este suspendată.
• Elemente de brand (Pro): modelele de brand salvate (denumire, culori, font, stilul cartonașelor și al liniilor, precum și culorile departamentelor) și sigla încărcată, inclusiv poziția și locul de afișare. Sigla este păstrată privat și apare în exporturi și, dacă alegeți, în organigramele partajate sau încorporate. Elementele rămân în cont până când le ștergeți sau ștergeți contul.
• E-mailurile pe care ni le trimiteți și răspunsurile noastre.
• Date tehnice: când încărcați o pagină sau salvați o organigramă, browserul transmite adresa IP, tipul browserului și adresa solicitată furnizorului nostru de găzduire Vercel. Solicitările către furnizorul bazei de date Supabase sunt înregistrate în același mod, pentru securitate și remedierea erorilor.
• Limitarea încercărilor: când cineva introduce parola unui link de partajare, numărăm încercările per adresă IP și per link pentru a bloca ghicirea parolei. Contoarele rămân numai în memoria serverului, cel mult 15 minute, și nu sunt scrise într-o bază de date.

5. Conținutul organigramelor prelucrat pentru clienții noștri

Când dumneavoastră sau organizația utilizați un cont, organigramele sunt stocate ca documente în baza noastră de date. Pentru fiecare angajat, o organigramă poate conține numele, funcția, departamentul, șeful direct și șefii funcționali, rolul de asistent, adresa de e-mail de serviciu, numărul de angajat, o fotografie sau linkul acesteia, data începerii activității, echivalentul normei întregi (ENI) și câmpurile personalizate adăugate (texte, numere, date, linkuri, adrese de e-mail, numere de telefon sau liste de opțiuni). Organigramele pot include și posturi vacante, text liber pe planșă și versiuni denumite (copii salvate ale întregii organigrame).

Fotografiile încărcate sunt redimensionate în browser înainte de încărcare, ceea ce elimină și metadatele încorporate în fișier. Apoi sunt stocate într-o zonă privată și afișate numai prin linkuri care expiră după o oră.

Fișierele importate (Excel sau CSV) sunt citite în browser; fișierul în sine nu este încărcat, ci se salvează numai organigrama creată din acesta. Exporturile (PNG, PDF, SVG, PowerPoint, CSV) sunt generate tot în browser.

Nu introduceți categorii speciale de date într-o organigramă (de exemplu, date despre sănătate, religie sau apartenența sindicală) decât dacă organizația dumneavoastră are un temei legal. mivochart nu este conceput pentru astfel de date.

6. Utilizarea fără cont și în modul privat

Puteți crea o organigramă fără să vă înregistrați. Aceasta este păstrată numai în spațiul de stocare al browserului de pe dispozitivul dumneavoastră (fotografiile în baza de date a browserului) și nu este trimisă serverelor noastre. Dacă vă creați ulterior un cont, organigrama este mutată în acesta.

Modul privat păstrează organigrama pe dispozitiv chiar dacă sunteți autentificat: nu există salvare automată pe serverele noastre, linkuri de partajare, versiuni sau încărcări de fotografii, iar linkurile către fotografii lipite nu sunt accesate. Dacă ștergeți datele browserului, aceste organigrame se pierd și nu le putem restaura.

7. Linkuri de partajare și încorporări: ce pot vedea alte persoane

Organigrama rămâne privată până când activați linkul de partajare. După activare:

• Oricine deține linkul poate deschide organigrama fără cont. Va vedea informațiile afișate pe cartonașe, așa cum le-ați configurat: de exemplu nume, funcții, departamente și, dacă ați ales să le afișați, adrese de e-mail, fotografii sau câmpuri personalizate. Câmpurile ascunse de pe cartonașe, precum numerele de angajat, adresele de e-mail ascunse sau câmpurile personalizate ascunse, sunt eliminate pe server înainte de transmiterea organigramei, astfel încât persoanele cu linkul nu le pot vedea. Partajați organigrama numai cu persoane care au dreptul să vadă informațiile afișate pe cartonașe.
• Angajații mutați în categoria „Nealocat” nu apar în organigrama partajată.
• În planurile plătite, puteți proteja linkul prin parolă și dată de expirare și puteți folosi codul de încorporare pentru a afișa organigrama pe un alt site, de exemplu intranetul. Organigrama încorporată este afișată în acel site, căruia i se aplică propria politică de confidențialitate.
• Puteți dezactiva oricând un link; acesta nu va mai funcționa imediat.

8. Scopurile și temeiurile prelucrării

Prelucrăm date cu caracter personal numai în cazurile permise de RGPD:

9. Dreptul de opoziție

Dacă ne bazăm pe interesul legitim (art. 6 alin. (1) lit. f RGPD), vă puteți opune oricând din motive legate de situația dumneavoastră particulară (art. 21 RGPD). Vom opri prelucrarea, cu excepția cazului în care demonstrăm motive legitime și imperioase sau avem nevoie de date pentru constatarea, exercitarea ori apărarea unui drept în instanță. Scrieți-ne la hello@mivochart.com.

10. Cine primește datele

Folosim un număr restrâns de furnizori care prelucrează date în numele nostru, în baza unor acorduri de prelucrare. Lista furnizorilor, serviciile lor și locurile de prelucrare sunt disponibile pe pagina subcontractanților:

• Supabase: baza de date, autentificarea și stocarea fotografiilor, în Frankfurt (Germania).
• Vercel: găzduirea și distribuirea site-ului și a funcțiilor noastre de server (regiunea: Frankfurt, Germania (fra1)).
• Vercel Web Analytics: statistici anonime privind vizitele pe pagini, fără module cookie (secțiunea 14).
• PostHog: analiză a produsului, diagnosticarea erorilor și redarea mascată a sesiunilor, numai cu consimțământ; evenimentele se păstrează până la 7 ani conform setării implicite, iar înregistrările 30 de zile conform configurării (pot exista excepții specifice produsului).
• Stripe: plăți, abonamente, calculul taxelor și facturi pentru planurile plătite.
• Oblio Software SRL (România): prelucrează datele de facturare ale clienților din România în calitate de serviciu pentru operator, pentru emiterea facturilor fiscale și transmiterea prin e-Factura/SPV; nu primește date din organigrame. ANAF primește datele facturilor atunci când raportarea prin e-Factura este obligatorie (obligație legală, art. 6 alin. (1) lit. c RGPD).
• Google: numai dacă alegeți autentificarea cu Google. Google rămâne responsabil pentru contul dumneavoastră Google, în temeiul propriei politici de confidențialitate.
• E-mailurile de confirmare a înregistrării și de resetare a parolei sunt trimise de Resend (Resend Inc., SUA), în numele nostru.

11. Transferuri în afara UE

Datele contului și organigramele sunt stocate în UE (Frankfurt). Unii furnizori sunt companii cu sediul în Statele Unite (Supabase, Vercel, compania-mamă a Stripe, Google și Resend), astfel că accesul din afara UE, de exemplu pentru asistență sau operare, nu poate fi exclus. Dacă datele sunt transferate într-o țară pentru care UE nu a emis o decizie de adecvare, folosim Clauzele Contractuale Standard ale UE (art. 46 alin. (2) lit. c RGPD) și, dacă furnizorul este certificat, Cadrul UE-SUA privind confidențialitatea datelor (art. 45 RGPD).

Serviciul cloud PostHog din UE este găzduit la Frankfurt; compania-mamă din SUA este acoperită de acordul nostru de prelucrare și de Clauzele Contractuale Standard ale UE.

Ne puteți solicita o copie a acestor garanții la hello@mivochart.com.

12. Cât timp păstrăm datele

Păstrăm datele contului și organigramele cât timp contul dumneavoastră există. Când ștergeți o organigramă sau contul, datele sunt eliminate imediat din serviciul activ; copiile din backup-uri sunt suprascrise în cel mult 7 zile de la ștergere. Evidențele de facturare pe care legea ne obligă să le păstrăm sunt păstrate 10 ani. Cererile de retragere și reziliere și dovezile consimțământului la finalizarea comenzii sunt păstrate 3 ani de la data cererii sau a înregistrării. Pagina privind perioadele de păstrare conține detalii pentru fiecare categorie de date.

13. Securitate

Conexiunile sunt criptate, fiecare tabel din baza de date are reguli de acces astfel încât un cont să nu poată citi organigramele altui cont, fotografiile sunt stocate privat și partajate numai prin linkuri care expiră după o oră, iar parolele linkurilor sunt păstrate ca hashuri. Pagina de securitate descrie măsurile noastre în termeni clari, inclusiv ce măsuri nu aplicăm încă.

14. Module cookie, stocarea în browser și analiza utilizării

Stocăm pe dispozitiv numai informațiile necesare funcționării serviciului: sesiunea de autentificare, limba și tema alese, schițele și copiile de siguranță ale modificărilor nesalvate și opțiunea privind modulele cookie. Acestea nu necesită consimțământ. Toate elementele sunt enumerate în informarea privind modulele cookie, iar opțiunea poate fi revizuită oricând din linkul „Setări cookie” din partea de jos a fiecărei pagini.

Vercel Web Analytics: măsurăm vizitele pe pagini prin Vercel Web Analytics. Instrumentul funcționează pentru toți vizitatorii și nu necesită consimțământ, deoarece nu folosește module cookie. Instrumentul colectează pagina vizitată (fără tokenuri de linkuri de partajare sau alte coduri din adresă), site-ul de proveniență, țara, tipul dispozitivului, browserul și sistemul de operare, precum și denumirea câtorva acțiuni din produs (de exemplu, deschiderea paginii de prețuri). Nu colectează numele, adresa de e-mail sau conținutul organigramei. Nu setează module cookie și nu stochează date pe dispozitiv; vizitele sunt diferențiate numai printr-un hash al solicitării, șters după 24 de ore, astfel încât nu vă putem identifica. Persoana împuternicită este Vercel Inc. (SUA), în baza acordului de prelucrare; transferurile sunt acoperite de Clauzele Contractuale Standard ale UE și de Cadrul UE-SUA privind confidențialitatea datelor (secțiunea 11). Temeiul juridic este interesul nostru legitim de a înțelege cum este folosit site-ul și de a-l îmbunătăți (art. 6 alin. (1) lit. f RGPD); vă puteți opune oricând (secțiunea 9).

PostHog Inc. prelucrează date pentru analiza produsului și diagnosticarea erorilor numai dacă acceptați categoria Analiză (art. 6 alin. (1) lit. a RGPD). Redarea sesiunilor este mascată, la fel și câmpurile introduse și datele din organigrame și despre angajați. Cloudul PostHog din UE stochează datele la Frankfurt, Germania. Compania-mamă din SUA este acoperită de acordul nostru de prelucrare și de Clauzele Contractuale Standard ale UE. Evenimentele sunt păstrate până la 7 ani conform setării implicite a planului PostHog; înregistrările sesiunilor, 30 de zile conform configurării. Pot exista excepții specifice produsului. Vă puteți retrage consimțământul din Setări cookie.

Linkuri către fotografii: dacă organigrama folosește un link către o fotografie găzduită pe alt site, browserul încarcă fotografia de pe acel site, care poate vedea adresa IP. Modul privat nu încarcă astfel de linkuri.

15. Fără decizii automatizate și fără vânzarea datelor

Nu luăm decizii despre dumneavoastră bazate exclusiv pe prelucrare automatizată, inclusiv profilare (art. 22 RGPD). Nu vindem și nu închiriem date cu caracter personal și nu folosim organigramele pentru publicitate sau antrenarea modelelor de inteligență artificială.

16. Drepturile dumneavoastră

În temeiul RGPD, aveți dreptul:

• să accesați datele cu caracter personal (art. 15 RGPD) și să primiți o copie; exportul contului din setări vă oferă un fișier ZIP cu datele contului, fiecare organigramă (în format JSON și CSV), versiunile, setările de partajare și fotografiile;
• să solicitați rectificarea datelor inexacte (art. 16 RGPD);
• să solicitați ștergerea datelor (art. 17 RGPD); puteți șterge singur organigramele și întregul cont;
• să solicitați restricționarea prelucrării (art. 18 RGPD);
• la portabilitatea datelor (art. 20 RGPD);
• să vă opuneți prelucrării bazate pe interesul legitim (art. 21 RGPD, consultați secțiunea 9);
• să vă retrageți oricând consimțământul, fără ca retragerea să afecteze prelucrarea efectuată anterior (art. 7 alin. (3) RGPD).

17. Cum vă exercitați drepturile și cum depuneți o plângere

Scrieți-ne la hello@mivochart.com. Răspundem în termen de o lună și vă informăm dacă avem nevoie de mai mult timp (art. 12 alin. (3) RGPD). Este posibil să vă cerem mai întâi să vă confirmați identitatea.

Aveți și dreptul de a depune o plângere la o autoritate de supraveghere a protecției datelor (art. 77 RGPD), în special în statul UE în care locuiți sau lucrați. Autoritatea competentă pentru noi este: Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP), B-dul G-ral. Gheorghe Magheru 28-30, Sector 1, 010336 București, România, anspdcp@dataprotection.ro, www.dataprotection.ro.

18. Trebuie să furnizați date?

Este necesară o adresă de e-mail pentru crearea contului; fără aceasta nu vă putem furniza funcțiile asociate contului. Celelalte date sunt opționale. Puteți utiliza editorul fără să ne furnizați date.

19. Copii

mivochart este un instrument de lucru destinat adulților, nu copiilor. Nu prelucrăm cu bună știință date cu caracter personal ale copiilor sub 16 ani. Dacă apreciați că un copil ne-a furnizat date cu caracter personal, scrieți-ne la hello@mivochart.com și le vom șterge.

20. Informații pentru utilizatorii din Statele Unite

Această secțiune se aplică suplimentar restului politicii dacă locuiți în Statele Unite, inclusiv în scopul Legii privind protecția vieții private online din California (CalOPPA). Categoriile de informații personale colectate, sursele, scopurile și companiile cu care le partajăm sunt descrise în secțiunile 4-10. Puteți consulta, corecta și exporta informațiile contului din setările contului sau ne puteți solicita acest lucru la hello@mivochart.com. Vă vom informa despre modificări importante conform secțiunii 21.

Nu vindem informații personale, nu le partajăm pentru publicitate comportamentală între contexte și nu afișăm publicitate în mivochart. „Do Not Track”: nu vă urmărim pe alte site-uri și nu permitem terților să vă urmărească prin mivochart; analiza funcționează numai dacă o acceptați în setările cookie. Deoarece mivochart nu vă urmărește pe alte site-uri, nu ne modificăm comportamentul ca răspuns la semnalele „Do Not Track” ale browserului.

Dacă locuiți într-un stat american cu o lege generală privind confidențialitatea (precum California, Colorado, Connecticut, Texas sau Virginia), ne puteți scrie la hello@mivochart.com pentru a solicita accesul la informațiile personale, corectarea sau ștergerea lor și pentru a vă opune vânzării, partajării sau publicității direcționate, indiferent dacă legea se aplică unei companii de dimensiunea noastră. Nu vă vom trata diferit pentru exercitarea acestor drepturi. Dacă refuzăm o cerere, ne puteți solicita reanalizarea acesteia.

21. Modificarea acestei politici

Actualizăm politica atunci când se schimbă serviciul sau legislația. Data de la început indică versiunea curentă. Dacă o modificare afectează în mod semnificativ modul în care folosim datele, vă vom informa înainte de intrarea în vigoare.