Din Excel în organigramă
Creați o organigramă pornind de la un fișier Excel
Așezați câte un angajat pe fiecare rând și adăugați o coloană pentru șeful direct. Încărcați fișierul .xlsx sau .csv, verificați asocierea coloanelor, iar mivochart desenează automat organigrama firmei. Pentru majoritatea listelor, procesul durează doar câteva minute; nu trebuie să mutați manual casetele pe planșă.
Descărcați modelul de organigramă Excel
Modelul este o listă de angajați pentru o firmă fictivă: 14 persoane din trei departamente, un post vacant și un angajat cu program parțial. Importatorul recunoaște denumirile coloanelor, așa că puteți încărca fișierul ca atare pentru a vedea cum funcționează, apoi înlocuiți rândurile cu datele dumneavoastră.
14 persoane exemplu · 3 departamente · 1 post vacant · 1 angajat cu program parțial
Fișierul CSV folosește codarea UTF-8 și separatorul virgulă, deci se deschide direct în Excel și Google Sheets. Alegeți .xlsx dacă numele conțin diacritice și lucrați într-o versiune mai veche de Excel.
Ce coloane trebuie să conțină tabelul?
Este obligatoriu doar numele angajatului. Coloana cu șeful direct transformă lista într-o organigramă; fără ea, toți angajații apar la același nivel. Ordinea coloanelor nu contează, iar coloanele suplimentare sunt acceptate. Importatorul ignoră majusculele, spațiile și semnele de punctuație din antete. Recunoaște automat următoarele denumiri:
| Câmp | Denumiri de coloane recunoscute | Note |
|---|---|---|
| Numeobligatoriu |
| Obligatoriu, cu excepția cazului în care folosiți coloane separate pentru prenume și nume. |
| Prenume și nume |
| Valorile sunt reunite într-un singur nume; exporturile HR le separă adesea. |
| Funcție |
| Apare sub numele angajatului pe fiecare cartonaș. |
| Departament |
| Fiecare departament primește propria culoare. |
| Opțional, dar util pentru identificarea fără ambiguități a angajaților. | |
| Șef direct |
| Introduceți numele complet sau adresa de e-mail exact ca în rândul șefului direct. |
| Timp de lucru (ENI) |
| Introduceți 0,5, 0.5 sau 50 %. Orele săptămânale nu sunt convertite. |
| Post vacant |
| Valorile da, 1, x sau true marchează rândul ca post vacant. |
De la tabel la organigramă, pas cu pas
1. Pregătiți lista
Porniți de la model sau de la propriul tabel. Păstrați câte un angajat pe rând și denumirile coloanelor pe primul rând. Scrieți șeful direct în același format ca în rândul său: „Andrei Popescu” va fi găsit numai dacă există un rând cu numele „Andrei Popescu”. Dacă două persoane au același nume, folosiți adresa de e-mail în coloana șefului direct.
Puteți include și posturile vacante: treceți un nume provizoriu, precum „Post vacant”, o funcție și un șef direct, apoi introduceți „da” în coloana dedicată.
2. Încărcați fișierul
Deschideți pagina de import și alegeți fișierul .xlsx sau .csv (maximum 5 MB și 5.000 de rânduri). În editor, aceeași funcție este disponibilă prin butonul „Importați lista”. Separatorii virgulă, punct și virgulă și tab sunt detectați automat, inclusiv în fișiere create cu setări regionale diferite.
3. Verificați asocierea coloanelor
Importatorul vă arată coloana aleasă pentru fiecare câmp. Dacă o asociere nu este corectă, o puteți schimba dintr-un meniu. Coloanele care nu corespund câmpurilor standard pot fi păstrate ca informații personalizate pentru fiecare angajat, de exemplu numărul de telefon sau data începerii activității.
4. Citiți raportul și corectați problemele
Înainte de adăugarea datelor, primiți un raport ușor de urmărit. Acesta semnalează rânduri fără nume, șefi direcți care lipsesc din listă sau corespund mai multor persoane, angajați trecuți ca propriii șefi, bucle ierarhice (A raportează lui B, iar B lui A), adrese de e-mail sau nume duplicate, e-mailuri invalide, valori ENI incorecte și situația în care apar mai mulți angajați la nivelul superior.
Aceste situații nu opresc importul. Raportul vă explică ce s-a întâmplat, de exemplu dacă o persoană fără șef direct identificat a fost plasată la nivelul superior. Puteți corecta tabelul și îl puteți încărca din nou sau puteți ajusta organigrama în editor.
5. Creați organigrama
Previzualizarea vă arată ce angajați vor fi importați. După creare, pozițiile sunt calculate automat, iar culorile departamentelor, posturile vacante și timpul parțial de lucru sunt incluse. Puteți crea gratuit organigrame cu până la 25 de angajați.
6. Actualizați organigrama cu o listă nouă
Când se schimbă lista de angajați, importați versiunea actualizată în aceeași organigramă. Angajații sunt potriviți mai întâi după adresa de e-mail, apoi după nume. Veți primi un rezumat, de exemplu „2 au venit, 1 a plecat, 1 s-a mutat”, împreună cu lista modificărilor. Debifați orice schimbare pe care nu doriți să o aplicați. Celulele goale nu șterg informațiile deja completate în organigramă.
Folosiți un program HR sau de salarizare?
Majoritatea programelor HR pot exporta lista de angajați într-un tabel. Salvați exportul ca .xlsx sau .csv și importați fișierul aici. Antete uzuale precum „Prenume”, „Nume”, „Funcție”, „Departament”, „Șef direct” sau „Raportează către” sunt recunoscute. Pentru coloanele nerecunoscute, puteți alege manual câmpul potrivit la pasul de asociere.
Nu există o conexiune directă sau în timp real la programele HR. Organigrama se actualizează atunci când importați un export nou, iar rezumatul reimportului vă arată exact ce s-a schimbat de la ultima versiune.
De ce să nu folosiți SmartArt în Excel?
Ierarhia SmartArt din Excel este potrivită pentru câteva casete. Pentru o listă reală de angajați, are câteva limite practice:
| SmartArt din Excel | Importați în mivochart | |
|---|---|---|
| Adăugarea angajaților | Introduceți sau lipiți fiecare nume în panoul de text; rândurile din tabel nu pot fi importate direct. | Încărcați tabelul; numele, funcțiile și relațiile ierarhice sunt preluate din coloane. |
| Echipe mai mari | Odată cu creșterea numărului de casete, schema devine greu de citit și reorganizat. | Alegeți o structură arborescentă, listă sau grilă, cu căutare și echipe care pot fi restrânse. |
| Modificări | Editați manual schema ori de câte ori un angajat vine, pleacă sau își schimbă rolul. | Reimportați lista și verificați cine a venit, a plecat sau s-a mutat înainte să aplicați modificările. |
| Posturi vacante și normă | Le puteți afișa doar ca text formatat manual. | Posturile vacante și ENI sunt preluate din coloane și afișate pe cartonașe. |
SmartArt rămâne util pentru o schemă simplă într-un document. Dacă doriți ca organigrama să reflecte lista actuală de angajați, importați tabelul.
Întrebări despre importul din Excel
Pot crea direct o organigramă din Excel?
Da. Salvați lista ca .xlsx sau .csv, cu un angajat pe rând și o coloană pentru șeful direct, încărcați fișierul în pagina de import, verificați asocierea coloanelor și creați organigrama. Pozițiile sunt calculate automat.
Ce trec în coloana pentru șeful direct?
Numele complet al șefului direct, exact cum apare în propriul rând, sau adresa sa de e-mail. E-mailul este mai sigur când două persoane au același nume.
Funcționează cu fișiere Excel în alte limbi?
Da. Fișierele CSV separate prin punct și virgulă sunt recunoscute, la fel și denumiri de coloane uzuale. Puteți schimba manual asocierea dacă un antet nu este identificat.
Există o limită de angajați?
Fișierul poate avea până la 5.000 de rânduri. Planul gratuit include organigrame cu până la 25 de angajați; pentru organigrame mai mari este necesar un plan plătit.
Ce se întâmplă cu coloanele nerecunoscute?
Dumneavoastră decideți: selectați coloana pentru a o păstra ca informație personalizată pentru fiecare angajat sau omiteți-o. Tipul, precum dată sau link, este detectat automat.
Pot exporta organigrama înapoi în Excel?
Puteți exporta lista de angajați în CSV, care se deschide în Excel, și organigrama ca PNG sau PDF. Exportul SVG necesită Pass de proiect sau Pro. Exporturile PNG și PDF din planul gratuit conțin un filigran.
Doriți să încercați cu lista dumneavoastră?
Încărcați tabelul sau porniți de la model și înlocuiți angajații de exemplu cu cei din echipa dumneavoastră.
Want to preview your CSV or Excel file first? Try the CSV to org chart converter.