Personalkosten berechnen: was ein Team wirklich kostet

So werden Personalkosten berechnet

Für jede Rolle nimmt der Rechner das Bruttogehalt jeder Person, addiert die Arbeitgebernebenkosten als Prozentsatz dieses Gehalts und fügt pauschale Gemeinkosten je Person und Jahr hinzu. Die Rollensummen ergeben die Teamkosten; geteilt durch zwölf erhalten Sie den Monatswert, geteilt durch die Zahl der Personen die Kosten pro Kopf.

Nebenkostensatz und Gemeinkosten sind Annahmen, die Sie selbst bestimmen. Die Startwerte sind nur ein üblicher Planungswert und keine Steuer- oder Rechtsberatung. Die tatsächlichen Zahlen kennen Ihre Lohnbuchhaltung oder Ihre Steuerberatung. Beträge dürfen Sie mit Punkt oder Komma schreiben, 85.000 und 85,000 bedeuten also beide fünfundachtzigtausend.

Rechenbeispiel

Eine Produktmanagerin verdient 78.000 € brutto, zwei Designer verdienen je 62.000 €. Angenommen werden 21 % Arbeitgebernebenkosten und 6.000 € Gemeinkosten je Person und Jahr.

Produktmanagement: 1 × 78.000 € × 1,21 + 1 × 6.000 € = 100.380 €. Design: 2 × 62.000 € × 1,21 + 2 × 6.000 € = 162.040 €.

Zusammen kostet das Team 100.380 € + 162.040 € = 262.420 € im Jahr, also rund 21.868 € im Monat. Auf 3 Personen verteilt sind das rund 87.473 € pro Kopf, etwa das 1,3-Fache der Bruttogehälter von 202.000 €.

Was zu den Arbeitgebernebenkosten gehört

Nebenkosten sind alles, was ein Arbeitgeber über das Bruttogehalt hinaus zahlt, weil jemand angestellt ist. Die Zusammensetzung unterscheidet sich je nach Land, und die folgenden Prozentsätze sind grobe Planungswerte, die mit Gehaltshöhe, Vertrag und Jahr schwanken:

• Deutschland: Der Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung (Renten-, Kranken-, Arbeitslosen- und Pflegeversicherung) liegt innerhalb der Beitragsbemessungsgrenzen bei rund 21 % des Bruttolohns. Dazu kommen Unfallversicherung und Umlagen, und je nach Betrieb Zusatzleistungen.
• Frankreich: Die Arbeitgeberbeiträge liegen bei einem üblichen Gehalt häufig im Bereich von 40 bis 45 % des Bruttolohns, in der Nähe des Mindestlohns wegen Entlastungen niedriger.
• Vereinigte Staaten: Arbeitgeberanteile an Lohnsteuern wie 6,2 % Social Security und 1,45 % Medicare, dazu Arbeitslosenversicherung, Unfallversicherung und Leistungen wie Krankenversicherung. In Planungsmodellen liegt die Summe oft zwischen 20 und 30 % des Gehalts.

Deutsche Rentenversicherung: Informationen für Arbeitgeber

Vollkosten statt Bruttogehalt

Das Gehalt im Arbeitsvertrag ist die kleinste Zahl im Budget. Die Vollkosten enthalten Nebenkosten und die Kosten, jemanden arbeitsfähig zu halten, etwa Laptop, Softwarelizenzen, Arbeitsplatz oder Coworking-Platz und Weiterbildung. Das Verhältnis beider Werte ist der Aufschlagfaktor, den der Rechner unter den Ergebnissen zeigt. Ein Faktor von 1,3 heißt, dass jeder Euro Brutto den Arbeitgeber 1,30 € kostet.

Wer Angebote oder Standorte nur nach dem Gehalt vergleicht, kann in die Irre gehen. Ein niedrigeres Gehalt in einem Land mit hohen Nebenkosten kann teurer sein als ein höheres anderswo. Vergleichen Sie die Vollkosten und halten Sie die Annahmen sichtbar, damit sich der Vergleich nachprüfen lässt.

Eine Einstellung planen

Eine neue Stelle kostet im ersten Jahr mehr als der Monatswert und bringt in den ersten Monaten noch nicht die volle Leistung. Denken Sie bei der Planung an die Posten, die im Gehalt nicht auftauchen:

• Kosten der Besetzung: Vermittlungsprovisionen werden oft als Anteil am ersten Jahresgehalt vereinbart. Prüfen Sie Ihren eigenen Vertrag.
• Einarbeitung: Planen Sie mehrere Monate bis zur vollen Leistung ein und die Zeit, die Kolleginnen und Kollegen für das Einarbeiten brauchen.
• Ausstattung und Einrichtung, die in das Feld für Gemeinkosten gehört.
• Variable Vergütung, Beteiligungen oder Boni, die Sie über einen höheren Nebenkostensatz oder eine zusätzliche Zeile berücksichtigen.
• Teiljahreskosten: Wer im Juli beginnt, kostet im ersten Kalenderjahr nur die Hälfte des Jahreswerts.

Stellenplanung mit dem Organigramm

Ein Stellenbudget lässt sich leichter vertreten, wenn es an eine Struktur geknüpft ist. Tragen Sie jede geplante Stelle ins Organigramm ein, kennzeichnen Sie sie als offen und summieren Sie die Vollkosten je Team und Abteilung. Fragt jemand, warum ein Team zwei Personen mehr braucht, liegen Organigramm und Kosten auf derselben Seite.

Bilden Sie Teilzeitstellen realistisch ab. Die Spalte Personen nimmt ganze Zahlen, tragen Sie eine Teilzeitkraft also als eine Person mit ihrem tatsächlichen Teilzeitgehalt ein. Haben Sie viele Teilzeitkräfte, können Sie auch das Gehalt der Vollzeitstelle eintragen und Köpfe zählen.