Vollzeitäquivalent berechnen: der FTE-Rechner

So berechnen Sie das Vollzeitäquivalent

Die Rechnung hat einen Schritt pro Person und einen für das Team. Legen Sie zuerst fest, was bei Ihnen eine volle Woche ist. Der Rechner startet mit 40 Stunden; viele Tarifverträge sehen 38,5 oder 39 Stunden vor. Maßgeblich ist, was in Ihren Arbeitsverträgen oder Ihrem Tarifvertrag steht.

Steht im Vertrag ein Prozentsatz (etwa „Stelle mit 80 %“), ist dieser Wert geteilt durch 100 bereits das VZÄ.

Rechenbeispiel

Ein Team aus fünf Personen arbeitet 40, 32, 20, 30 und 16 Stunden pro Woche, Vollzeit sind 40 Stunden.

Pro Person ergibt das 40 ÷ 40 = 1,0, 32 ÷ 40 = 0,8, 20 ÷ 40 = 0,5, 30 ÷ 40 = 0,75 und 16 ÷ 40 = 0,4.

Zusammen sind das 1,0 + 0,8 + 0,5 + 0,75 + 0,4 = 3,45 VZÄ. Die Kopfzahl beträgt 5, davon arbeiten 4 Personen in Teilzeit.

Vollzeitäquivalent und Kopfzahl

Die Kopfzahl (Headcount) zählt Menschen: Jede beschäftigte Person zählt eins, unabhängig von ihren Stunden. Das Vollzeitäquivalent misst Kapazität: wie viele Vollzeitstellen diese Menschen zusammen ergeben. Das Beispielteam hat eine Kopfzahl von 5, aber nur 3,45 VZÄ.

Beide Zahlen sind wichtig und beantworten unterschiedliche Fragen. Die Kopfzahl zeigt, wie viele Menschen eine Führungskraft leitet, wie viele Arbeitsplätze, Laptops oder Einarbeitungen Sie brauchen und wie viele Personen von einer Änderung betroffen sind. Das VZÄ zeigt, wie viel Arbeit ein Team leisten kann und was es kostet, denn Gehälter richten sich meist nach den Stunden.

Im Organigramm liegt genau hier oft die Überraschung: Eine Abteilung mit 12 Personen kann weniger Kapazität haben als eine mit 9, wenn viele der 12 in Teilzeit arbeiten. Wer beide Werte pro Team zeigt, macht das auf einen Blick sichtbar.

Aus denselben Zahlen ergibt sich auch die Teilzeitquote, also der Anteil der Teilzeitbeschäftigten an allen Beschäftigten. Im Beispiel sind das 4 von 5 Personen, also 80 %.

Wofür man das Vollzeitäquivalent braucht

Das VZÄ macht aus vielen unterschiedlichen Verträgen eine vergleichbare Zahl. Typische Einsatzzwecke:

• Personalbudget: Personalkosten werden pro Stelle geplant, deshalb rechnen Budgets meist in VZÄ statt in Köpfen.
• Stellenplan: Ein Stellenplan weist einem Team zum Beispiel 3,5 Stellen zu. Eine offene halbe Stelle lässt sich mit einer Teilzeitkraft besetzen oder durch eine Stundenaufstockung.
• Personalschlüssel: Schlüssel wie Betreuungs- oder Pflegeschlüssel werden üblicherweise in Vollzeitkräften gerechnet, damit Teilzeitkräfte richtig zählen.
• Teams vergleichen: Mit VZÄ lassen sich Teams mit ganz unterschiedlichem Anteil an Teilzeit fair vergleichen.
• Berichte: Förderanträge, Jahresberichte und Behörden fragen oft nach Beschäftigten in Vollzeitäquivalenten. Prüfen Sie deren genaue Definition, sie kann von Ihrer abweichen.

Häufige Fehler

Rechnen Sie mit vertraglichen Stunden, nicht mit den in einer Woche tatsächlich geleisteten, außer Sie wollen bewusst Überstunden messen. Verwenden Sie für alle Personen, die Sie vergleichen, dieselbe Vollzeitwoche; eine Mischung aus 40 und 38,5 Stunden verfälscht die Summe. Legen Sie außerdem vorab fest, ob Elternzeit, Langzeiterkrankung, Auszubildende und offene Stellen mitzählen, und bleiben Sie dann bei dieser Regel.

Der Rechner führt eine einfache Rechnung aus. Er ist keine Rechts- oder Steuerberatung. Gesetze, die Beschäftigte für Schwellenwerte zählen, können eigene Regeln für Teilzeitkräfte haben.