RACI-Matrix: Vorlage, Beispiel und Generator

So funktioniert die RACI-Prüfung

Eine RACI-Matrix ist nur nützlich, wenn sie für jede Aufgabe zwei Fragen beantwortet: Wer führt sie aus, und wer steht für sie gerade? Der Generator prüft deshalb jede Zeile gegen zwei Regeln und zeigt für jede Zeile, die eine Regel verletzt, eine Meldung in einfachen Worten. Eine Zeile ohne Namen und ohne Eintrag wird ignoriert.

Eine Person kann zugleich verantwortlich (A) und ausführend (R) sein, was in kleinen Teams üblich ist. Für diesen Fall gibt es den kombinierten Wert A/R, der für beide Regeln zählt.

Rechenbeispiel

Nehmen Sie die Aufgabe „Funktion bauen und testen“ in einem Launch mit vier Rollen. Die Entwicklung ist R, weil sie die Arbeit macht, das Produktteam ist A, weil es freigibt, der Support ist C, weil er die Folgen für Kundinnen und Kunden einschätzt, und das Marketing ist I, weil es nur wissen muss, wann es live geht.

Von links nach rechts liest sich die Zeile A, I, R, C. Sie hat genau ein A und ein R und besteht die Prüfung.

Markieren Sie nun auch das Marketing mit A. Die Zeile hat zwei Rollen mit Gesamtverantwortung, und der Generator meldet, dass „Funktion bauen und testen“ mehr als eine hat. Setzen Sie eines zurück auf I, und die Zeile besteht wieder.

Bei den 5 Aufgaben des Beispiels hat jede Zeile genau ein A und mindestens ein R, die Zusammenfassung lautet deshalb 5 von 5.

RACI-Matrix-Beispiel: Produktlaunch

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Was R, A, C und I bedeuten

Die vier Buchstaben beschreiben die Rolle einer Person bei einer Aufgabe, nicht ihre Berufsbezeichnung. Am Beispiel eines Launches:

• Responsible (Durchführung): wer die Arbeit erledigt. Bei der Ankündigung ist das die Texterin im Marketing. Mehrere Rollen können sich das teilen.
• Accountable (Gesamtverantwortung): die eine Rolle, die für das Ergebnis geradesteht und das letzte Wort hat, hier die Marketingleitung. Nur eine, denn geteilte Verantwortung heißt meist: keine.
• Consulted (konsultiert): wer vor der Arbeit um Rat gefragt wird, etwa das Produktmanagement bei der Beschreibung der Funktion. Die Kommunikation läuft in beide Richtungen.
• Informed (informiert): wer hinterher Bescheid bekommt, etwa der Support mit dem Starttermin. Die Kommunikation läuft in eine Richtung.
• Ein leeres Feld heißt, dass die Rolle nicht beteiligt ist. Das ist eine nützliche Information und keine Lücke, die gefüllt werden muss.

Typische Fehler bei der RACI-Matrix

Die meisten Matrizen scheitern in der Praxis an wenigen, vorhersehbaren Stellen:

• Zwei oder keine Gesamtverantwortung. Das ist der häufigste Fehler und der Grund, warum der Generator ihn prüft.
• Zu viele konsultierte Rollen. Wird jeder zu allem gefragt, werden Entscheidungen langsam. Vergeben Sie C nur an Personen, deren Rat das Ergebnis ändert.
• Ganze Abteilungen statt Rollen. „Entwicklung“ als A sagt niemandem, wen er fragen soll. Nennen Sie eine Rolle wie die Entwicklungsleitung.
• Aufgaben, die zu grob oder zu fein sind. Eine Zeile wie „Projekt durchführen“ versteckt die Übergaben, fünfzig Zeilen verstecken die wichtigen.
• Einmal erstellt, nie wieder angesehen. Prüfen Sie die Matrix erneut, wenn sich Team, Prozess oder Berichtslinien ändern.

RACI, RASCI, DACI und RAPID im Vergleich

RACI ist das bekannteste Modell für Zuständigkeiten und das am einfachsten lesbare. RASCI ergänzt ein S für Supportive: Personen, die der ausführenden Rolle bei der Arbeit helfen, ohne sie zu verantworten. Das lohnt sich, wenn Unterstützung einen großen Teil des Aufwands ausmacht, macht die Matrix aber unübersichtlicher.

DACI und RAPID sind für Entscheidungen gedacht, nicht für Aufgaben. DACI kennt einen Driver, der den Prozess treibt, den Approver, der entscheidet, sowie Contributors und Informierte. RAPID ergänzt Recommend und Perform. Fragen Sie sich, wer entscheidet, passt eines davon womöglich besser. Geht es darum, wer in einem Ablauf was tut, genügt meist RACI.

RACI im Team in einer Stunde erarbeiten

Eine Matrix, die eine Person allein am Schreibtisch füllt, zeigt nur deren Sicht. Ein kurzer Termin mit den Beteiligten dauert etwa eine Stunde und liefert eine Matrix, die tatsächlich genutzt wird:

• Sammeln Sie 10 bis 20 Aufgaben oder Entscheidungen, die wichtig sind und Verwirrung stiften. Alltägliches, das klar ist, lassen Sie weg.
• Listen Sie die beteiligten Rollen auf, nicht die Namen einzelner Personen.
• Füllen Sie zuerst die Gesamtverantwortung aus, genau eine je Aufgabe, dann die Durchführung und erst danach Konsultierte und Informierte.
• Klären Sie jede markierte Zeile gleich im Termin. Uneinigkeit darüber, wer A ist, ist das eigentliche Ergebnis, kein Störfall.
• Kopieren Sie das Ergebnis als CSV ins Wiki oder in eine Tabelle und versehen Sie es mit einem Datum.