Excel zu Organigramm
Organigramm aus Excel erstellen
Tragen Sie pro Zeile eine Person ein und geben Sie in einer Spalte die jeweilige Führungskraft an. Laden Sie die .xlsx- oder .csv-Datei hoch, prüfen Sie die Zuordnung der Spalten, und mivochart zeichnet das komplette Organigramm mit automatischem Layout. Die meisten Listen sind in wenigen Minuten fertig, ohne dass Sie ein einziges Kästchen von Hand verschieben.
Organigramm-Vorlage für Excel herunterladen
Die Vorlage ist eine kleine Mitarbeiterliste eines fiktiven mittelständischen Betriebs: 14 Personen in drei Abteilungen, eine offene Stelle und eine Teilzeitkraft. Die Spaltennamen erkennt der Import automatisch. Sie können die Datei also unverändert hochladen, um den Ablauf zu sehen, und danach die Zeilen mit Ihren eigenen Mitarbeitenden überschreiben.
14 Beispielpersonen · 3 Abteilungen · 1 offene Stelle · 1 Teilzeitkraft
Die CSV-Datei ist mit Semikolon getrennt und als UTF-8 mit BOM gespeichert. So öffnet ein deutsches Excel sie per Doppelklick mit korrekten Umlauten.
Welche Spalten braucht die Excel-Liste?
Pflicht ist nur der Name. Erst die Spalte mit der Führungskraft macht aus der Liste ein Organigramm: Ohne sie landen alle Personen auf der obersten Ebene. Die Reihenfolge der Spalten spielt keine Rolle, zusätzliche Spalten stören nicht, und Groß- und Kleinschreibung, Leerzeichen oder Bindestriche in den Überschriften werden ignoriert. Diese Spaltennamen werden automatisch erkannt:
| Feld | Erkannte Spaltennamen | Hinweise |
|---|---|---|
| NamePflicht |
| Pflicht, außer Sie verwenden getrennte Spalten für Vor- und Nachname. |
| Vor- und Nachname |
| Wird zu einem Namen zusammengesetzt. Auch „Vorname“ plus „Name“ funktioniert. |
| Stellenbezeichnung |
| Steht auf jeder Karte unter dem Namen. |
| Abteilung |
| Jede Abteilung erhält automatisch eine eigene Farbe. |
| Optional, aber der zuverlässigste Weg, Personen auseinanderzuhalten. | |
| Führungskraft |
| Vollständiger Name oder E-Mail-Adresse der Führungskraft, genau wie in deren eigener Zeile. |
| Beschäftigungsgrad (VZÄ) |
| 0,5, 0.5 oder 50 %. Wochenstunden werden nicht umgerechnet. |
| Offene Stelle |
| ja, 1, x oder wahr kennzeichnet die Zeile als offene Stelle. |
Von der Excel-Tabelle zum Organigramm in sechs Schritten
1. Liste vorbereiten
Beginnen Sie mit der Vorlage oder mit Ihrer eigenen Tabelle. Eine Person pro Zeile, die Spaltennamen in der ersten Zeile. Schreiben Sie jede Führungskraft so, wie sie in ihrer eigenen Zeile steht: „Markus Weber“ in der Spalte Vorgesetzte(r) funktioniert nur, wenn es eine Zeile mit genau diesem Namen gibt. Heißen zwei Personen gleich, tragen Sie stattdessen die E-Mail-Adresse ein.
Auch offene Stellen gehören ins Organigramm: Geben Sie der Zeile einen Platzhalter wie „N. N.“, eine Stellenbezeichnung und eine Führungskraft, und schreiben Sie „ja“ in die Spalte Offene Stelle.
2. Datei hochladen
Öffnen Sie die Importseite und wählen Sie Ihre .xlsx- oder .csv-Datei (bis 5 MB und 5.000 Zeilen). Im Editor erreichen Sie denselben Import über die Schaltfläche „Liste importieren“. Ob die CSV mit Semikolon, Komma oder Tabulator getrennt ist, wird automatisch erkannt. Auch Dateien aus älteren Excel-Versionen in Windows-Kodierung behalten ihre Umlaute.
3. Spaltenzuordnung prüfen
Der Import zeigt, welche Spalte er für welches Feld gewählt hat. Falsch Erkanntes ändern Sie per Auswahlliste. Spalten, die keinem festen Feld entsprechen, etwa Telefonnummer oder Eintrittsdatum, können Sie als eigene Felder für jede Person übernehmen.
4. Prüfbericht lesen und Fehler beheben
Bevor etwas übernommen wird, sehen Sie einen verständlichen Prüfbericht. Er meldet Zeilen ohne Namen, Führungskräfte, die nicht in der Liste stehen oder auf mehrere Personen passen, Personen, die sich selbst als Führungskraft angeben, Schleifen (A berichtet an B, B an A), doppelte E-Mail-Adressen und Namen, ungültige E-Mail-Adressen, Beschäftigungsgrade, die weder Anteil noch Prozentwert sind, und mehr als eine Person an der Spitze.
Nichts davon bricht den Import ab: Der Bericht sagt Ihnen, was passiert ist, zum Beispiel dass eine Person ohne bekannte Führungskraft oben einsortiert wurde. Sie können die Tabelle korrigieren und erneut hochladen oder das Organigramm danach im Editor anpassen.
5. Organigramm erhalten
Die Vorschau zeigt, wer importiert wird. Legen Sie das Organigramm an, und das Layout wird berechnet, mit Abteilungsfarben, offenen Stellen und Teilzeitanteilen. Bis 25 Personen pro Organigramm ist das kostenlos.
6. Später mit einer neueren Liste aktualisieren
Ändert sich die Belegschaft, importieren Sie die neue Fassung in dasselbe Organigramm. Personen werden zuerst über die E-Mail-Adresse, dann über den Namen zugeordnet, und Sie erhalten eine Übersicht wie „2 neu, 1 ausgeschieden, 1 versetzt“ mit jeder einzelnen Änderung. Was Sie nicht übernehmen möchten, wählen Sie ab. Leere Zellen löschen nie Angaben, die schon im Organigramm stehen.
Daten aus Personio, BambooHR oder einem anderen HR-System?
Die meisten HR-Systeme können die Mitarbeiterliste als Tabelle exportieren. Exportieren Sie sie als .xlsx oder .csv und importieren Sie diese Datei hier. Übliche Spaltennamen wie „Vorname“, „Nachname“, „Position“, „Abteilung“ oder „Vorgesetzter“ werden erkannt, alles andere ordnen Sie im Spaltenschritt von Hand zu.
Eine Live-Verbindung zu HR-Systemen gibt es nicht: Das Organigramm wird aktualisiert, wenn Sie einen neueren Export importieren, und die Übersicht zeigt genau, was sich seit dem letzten Mal geändert hat.
Warum nicht einfach SmartArt in Excel?
Die SmartArt-Hierarchie in Excel reicht für eine Handvoll Kästchen. Für eine echte Mitarbeiterliste stößt sie an praktische Grenzen:
| Excel-SmartArt | Import in mivochart | |
|---|---|---|
| Personen übernehmen | Jeden Namen im Textbereich eintippen oder einfügen; einen Import aus den Tabellenzeilen gibt es nicht. | Tabelle hochladen; Namen, Stellen und Berichtslinien werden aus den Spalten gelesen. |
| Größere Teams | Erfahrungsgemäß wird es ab etwa 30 Kästchen unübersichtlich und mühsam umzubauen. | Automatisches Layout als Baum, Liste oder Raster, mit Suche und einklappbaren Teams. |
| Änderungen | Bei jedem Eintritt, Austritt oder Wechsel das Diagramm von Hand anpassen. | Liste neu importieren und vor dem Übernehmen prüfen, wer neu ist, wer gegangen ist und wer gewechselt hat. |
| Offene Stellen und Teilzeit | Nur als Text, den Sie selbst formatieren. | Offene Stellen und Beschäftigungsgrad kommen direkt aus den Spalten und stehen auf den Karten. |
Für ein kleines Schaubild in einem Dokument ist SmartArt weiterhin eine gute Wahl. Soll das Organigramm Ihrer Mitarbeiterliste folgen, importieren Sie besser die Liste.
Fragen zum Excel-Import
Kann ich ein Organigramm direkt aus Excel erstellen?
Ja. Speichern Sie Ihre Mitarbeiterliste als .xlsx oder .csv mit einer Person pro Zeile und einer Spalte für die Führungskraft, laden Sie sie auf der Importseite hoch, prüfen Sie die Spaltenzuordnung und legen Sie das Organigramm an. Das Layout entsteht automatisch.
Was gehört in die Spalte für die Führungskraft?
Der vollständige Name der Führungskraft, genau wie in deren eigener Zeile, oder ihre E-Mail-Adresse. E-Mail-Adressen sind sicherer, wenn zwei Personen gleich heißen.
Muss die CSV-Datei mit Komma getrennt sein?
Nein. Semikolon, Komma und Tabulator werden automatisch erkannt. Ein deutsches Excel speichert CSV mit Semikolon, und genau so ist auch die Vorlage aufgebaut.
Gibt es eine Obergrenze für die Anzahl der Personen?
Eine Datei darf bis zu 5.000 Zeilen haben. Kostenlos sind Organigramme mit bis zu 25 Personen; für größere brauchen Sie einen kostenpflichtigen Tarif.
Was passiert mit Spalten, die der Import nicht kennt?
Sie entscheiden: Haken Sie eine Spalte an, um sie als eigenes Feld für jede Person zu übernehmen (der Typ, etwa Datum oder Link, wird erkannt), oder lassen Sie sie weg.
Kann ich das Organigramm wieder nach Excel exportieren?
Die Personen exportieren Sie als CSV-Datei, die sich in Excel öffnen lässt, das Organigramm selbst als PNG, SVG oder PDF.
Mit Ihrer eigenen Liste ausprobieren?
Laden Sie Ihre Tabelle hoch oder starten Sie mit der Vorlage und ersetzen Sie die Beispielpersonen durch Ihr Team.