Matrice RACI : attribuer les rôles et vérifier le résultat

Comment fonctionne la vérification RACI

Une matrice RACI n’est utile que si elle répond à deux questions pour chaque tâche : qui la réalise et qui en répond. Le générateur contrôle donc chaque ligne selon deux règles et affiche, pour chaque ligne qui en enfreint une, un message en langage clair. Une ligne sans nom et sans attribution est ignorée.

Une même personne peut être à la fois approbateur et réalisateur, ce qui est courant dans les petites équipes. Une valeur combinée A/R existe pour ce cas et compte pour les deux règles.

Exemple chiffré

Prenons la tâche « Développer et tester la fonctionnalité » dans un lancement à quatre rôles. La technique est R, car elle fait le travail, le produit est A, car il valide, le support est C, car il évalue l’effet sur les clients, et le marketing est I, car il doit seulement savoir quand cela sort.

Lue de gauche à droite, la ligne est A, I, R, C. Elle a exactement un A et un R, et passe la vérification.

Marquez maintenant aussi le marketing en A. La ligne compte deux approbateurs et le générateur signale que « Développer et tester la fonctionnalité » en a plusieurs. Remettez l’un des deux en I et la ligne repasse.

Dans les 5 tâches de l’exemple, chaque ligne a exactement un A et au moins un R, le récapitulatif indique donc 5 sur 5.

Ce que signifient R, A, C et I

Les quatre lettres décrivent la part d’une personne dans une tâche, pas son intitulé de poste. Avec un lancement comme fil conducteur :

• Réalisateur (R, Responsible) : qui fait le travail. Pour l’annonce, c’est la rédactrice du marketing. Plusieurs rôles peuvent se le partager.
• Approbateur (A, Accountable) : le seul rôle qui répond du résultat et qui a le dernier mot, ici la direction marketing. Un seul, car une responsabilité partagée revient souvent à une responsabilité absente.
• Consulté (C) : qui donne son avis avant le travail, par exemple le chef de produit sur la description de la fonctionnalité. La communication va dans les deux sens.
• Informé (I) : qui est prévenu ensuite, par exemple le support avec la date de lancement. La communication va dans un seul sens.
• Une case vide signifie que le rôle n’est pas concerné. C’est une information utile, pas un trou à combler.

Les erreurs courantes dans une matrice RACI

La plupart des matrices échouent en pratique pour quelques raisons prévisibles :

• Deux approbateurs ou aucun. C’est l’erreur la plus fréquente et la raison pour laquelle le générateur la vérifie.
• Trop de personnes consultées. Si tout le monde est consulté sur tout, les décisions ralentissent. Réservez C aux personnes dont l’avis change le résultat.
• Des services entiers au lieu de rôles. « Technique » en A ne dit à personne qui interroger. Nommez un rôle, comme le responsable technique.
• Des tâches trop larges ou trop fines. Une ligne comme « Mener le projet » cache les passages de relais, et cinquante lignes cachent les importants.
• Une matrice faite une fois et jamais relue. Revoyez-la quand l’équipe, le processus ou les liens hiérarchiques changent.

RACI, RASCI, DACI et RAPID

RACI est le modèle de responsabilités le plus connu et le plus simple à lire. RASCI ajoute un S pour Supportive, les personnes qui aident le réalisateur sans en répondre. C’est utile quand l’assistance représente une grande part de l’effort, au prix d’une matrice plus chargée.

DACI et RAPID sont conçus pour les décisions plutôt que pour les tâches. DACI désigne un Driver qui conduit le processus, l’Approver qui tranche, des Contributors et des Informés. RAPID ajoute Recommend et Perform. Si votre question est de savoir qui décide, l’un d’eux peut mieux convenir. S’il s’agit de savoir qui fait quoi dans un processus, RACI suffit en général.

Construire une matrice RACI avec votre équipe

Une matrice remplie seul à son bureau ne reflète que son propre point de vue. Une courte séance avec les personnes concernées prend environ une heure et donne une matrice qui sera réellement utilisée :

• Listez de 10 à 20 tâches ou décisions importantes qui prêtent à confusion. Laissez de côté le courant, qui est déjà clair.
• Listez les rôles qui interviennent, pas les noms des personnes.
• Remplissez d’abord la colonne des approbateurs, un par tâche, puis les réalisateurs, et seulement ensuite les consultés et les informés.
• Réglez chaque ligne signalée pendant la séance. Un désaccord sur qui est A est le vrai résultat, pas un incident.
• Copiez le résultat en CSV dans votre wiki ou un tableur et datez-le.