D’Excel à l’organigramme
Créer un organigramme à partir d’Excel
Inscrivez une personne par ligne dans un tableur, avec une colonne qui indique son responsable. Importez le fichier .xlsx ou .csv, vérifiez l’association des colonnes, et mivochart dessine tout l’organigramme avec une mise en page automatique. La plupart des listes sont prêtes en quelques minutes, sans jamais déplacer une case à la main.
Télécharger le modèle d’organigramme Excel
Le modèle est une petite liste du personnel d’une PME fictive : 14 personnes réparties dans trois services, un poste à pourvoir et une salariée à temps partiel (4/5e). Les intitulés de colonnes sont reconnus par l’import : vous pouvez importer le fichier tel quel pour voir le résultat, puis remplacer les lignes par vos propres équipes.
14 personnes d’exemple · 3 services · 1 poste à pourvoir · 1 temps partiel
Le CSV utilise le point-virgule et l’encodage UTF-8 avec BOM : un Excel en français l’ouvre directement, accents compris.
Quelles colonnes prévoir dans le fichier Excel ?
Seul le nom est obligatoire. C’est la colonne du responsable qui transforme une liste en organigramme : sans elle, tout le monde se retrouve au premier niveau. L’ordre des colonnes n’a pas d’importance, les colonnes en plus ne gênent pas, et majuscules, accents, espaces ou tirets dans les intitulés sont ignorés. Ces intitulés sont reconnus automatiquement :
| Champ | Intitulés reconnus | Remarques |
|---|---|---|
| Nomobligatoire |
| Obligatoire, sauf si vous utilisez deux colonnes prénom et nom. |
| Prénom et nom |
| Réunis en un seul nom. « Prénom » suivi de « Nom » fonctionne aussi. |
| Poste |
| Affiché sous le nom sur chaque carte. |
| Service |
| Chaque service reçoit sa propre couleur. |
| Facultatif, mais c’est le moyen le plus sûr de distinguer deux personnes. | |
| Responsable |
| Nom complet ou adresse e-mail du responsable, écrit comme sur sa propre ligne. |
| Temps de travail (ETP) |
| 0,8, 0.8 ou 80 %. Les heures ne sont pas converties. |
| Poste à pourvoir |
| oui, 1, x ou vrai indique un poste à pourvoir. |
Du tableur à l’organigramme, étape par étape
1. Préparer la liste
Partez du modèle ou de votre propre tableau : une personne par ligne, les intitulés de colonnes sur la première ligne. Écrivez chaque responsable exactement comme sur sa propre ligne : « Nicolas Girard » dans la colonne Responsable ne fonctionne que s’il existe une ligne « Nicolas Girard ». Si deux personnes portent le même nom, indiquez plutôt l’adresse e-mail.
Les postes à pourvoir ont aussi leur place : donnez à la ligne un nom provisoire comme « Vacant », un intitulé de poste et un responsable, puis inscrivez « oui » dans la colonne Poste à pourvoir.
2. Importer le fichier
Ouvrez la page d’import et choisissez votre fichier .xlsx ou .csv (jusqu’à 5 Mo et 5 000 lignes). Dans l’éditeur, le même import se trouve derrière le bouton « Importer une liste ». Le séparateur du CSV (point-virgule, virgule ou tabulation) est détecté automatiquement, et les fichiers enregistrés par un ancien Excel sous Windows gardent leurs accents.
3. Vérifier l’association des colonnes
L’import affiche la colonne retenue pour chaque champ. Ce qui a été mal deviné se corrige dans une liste déroulante, et les colonnes qui ne correspondent à aucun champ fixe, comme un numéro de téléphone ou une date d’entrée, peuvent être conservées comme champs personnalisés sur chaque fiche.
4. Lire le rapport et corriger
Avant tout ajout, un rapport en langage clair signale les lignes sans nom, les responsables absents de la liste ou qui correspondent à plusieurs personnes, les personnes indiquées comme leur propre responsable, les boucles (A dépend de B, B dépend de A), les adresses e-mail et les noms en double, les adresses e-mail invalides, les ETP qui ne sont ni une part ni un pourcentage, et la présence de plusieurs personnes au sommet.
Rien de tout cela ne bloque l’import : le rapport explique ce qui a été fait, par exemple qu’une personne sans responsable connu a été placée en haut. Corrigez le tableur et importez-le de nouveau, ou ajustez l’organigramme ensuite dans l’éditeur.
5. Obtenir l’organigramme
L’aperçu montre qui sera importé. Créez l’organigramme : la mise en page est calculée pour vous, avec les couleurs des services, les postes à pourvoir et les temps partiels déjà en place. C’est gratuit jusqu’à 25 personnes par organigramme.
6. Le mettre à jour avec une liste plus récente
Quand l’effectif évolue, importez la nouvelle version dans le même organigramme. Les personnes sont rapprochées d’abord par adresse e-mail, puis par nom, et vous obtenez un récapitulatif du type « 2 arrivées, 1 départ, 1 changement de responsable » avec le détail de chaque modification. Décochez ce que vous ne voulez pas appliquer. Une cellule vide n’efface jamais une information déjà présente dans l’organigramme.
Vos données sont dans Personio, BambooHR ou un autre SIRH ?
La plupart des logiciels RH savent exporter la liste des salariés sous forme de tableur. Exportez-la en .xlsx ou .csv, puis importez ce fichier ici. Les intitulés courants comme « Prénom », « Nom », « Poste », « Service » ou « Responsable » sont reconnus ; le reste s’associe à la main à l’étape des colonnes.
Il n’y a pas de connexion en direct avec les logiciels RH : l’organigramme est mis à jour quand vous importez un export plus récent, et le récapitulatif montre précisément ce qui a changé depuis la dernière fois.
Pourquoi ne pas utiliser SmartArt dans Excel ?
La hiérarchie SmartArt d’Excel convient pour quelques cases. Pour une vraie liste du personnel, elle montre vite ses limites :
| SmartArt dans Excel | Import dans mivochart | |
|---|---|---|
| Saisie des personnes | Chaque nom se tape ou se colle dans le volet de texte ; aucun import depuis les lignes du tableau. | Importez le tableau : noms, postes et liens hiérarchiques sont lus dans les colonnes. |
| Équipes plus grandes | D’expérience, au-delà d’une trentaine de cases, le schéma devient difficile à lire et à réorganiser. | Mise en page automatique en arbre, liste ou grille, avec recherche et équipes repliables. |
| Mises à jour | Chaque arrivée, départ ou mutation se reporte à la main dans le schéma. | Importez la nouvelle liste et vérifiez les arrivées, départs et changements avant de les appliquer. |
| Postes à pourvoir et temps partiel | Seulement sous forme de texte à mettre en forme vous-même. | Postes à pourvoir et ETP viennent directement des colonnes et s’affichent sur les cartes. |
SmartArt reste pratique pour un petit schéma dans un document. Si l’organigramme doit suivre votre liste du personnel, importez plutôt la liste.
Questions sur l’import Excel
Peut-on créer un organigramme directement depuis Excel ?
Oui. Enregistrez votre liste du personnel en .xlsx ou .csv, une personne par ligne avec une colonne Responsable, importez-la sur la page d’import, vérifiez l’association des colonnes et créez l’organigramme. La mise en page est automatique.
Que mettre dans la colonne Responsable ?
Le nom complet du responsable, écrit exactement comme sur sa propre ligne, ou son adresse e-mail. L’adresse e-mail est plus sûre quand deux personnes portent le même nom.
Mon CSV utilise des points-virgules, est-ce un problème ?
Non. Point-virgule, virgule et tabulation sont détectés automatiquement. Un Excel en français enregistre le CSV avec des points-virgules, et le modèle est construit de la même façon.
Y a-t-il une limite de personnes ?
Un fichier peut contenir jusqu’à 5 000 lignes. Les organigrammes sont gratuits jusqu’à 25 personnes ; au-delà, il faut une offre payante.
Que deviennent les colonnes inconnues ?
C’est vous qui choisissez : cochez une colonne pour la garder comme champ personnalisé sur chaque fiche (le type, par exemple date ou lien, est détecté), ou laissez-la de côté.
Peut-on réexporter l’organigramme vers Excel ?
Vous pouvez exporter les personnes en fichier CSV, qui s’ouvre dans Excel, et l’organigramme lui-même en PNG, SVG ou PDF.
Envie d’essayer avec votre propre liste ?
Importez votre tableur, ou partez du modèle et remplacez les personnes d’exemple par votre équipe.