Lexikon
Stellenplan: Definition, Aufbau und Beispiel
Ein Stellenplan ist das Verzeichnis aller geplanten Stellen einer Organisation, meist gegliedert nach Abteilungen, mit Bezeichnung, Bewertung (etwa Entgeltgruppe) und Umfang in Vollzeitäquivalenten, unabhängig davon, ob die Stelle besetzt ist. Er zeigt, welche Stellen es geben soll; wer sie besetzt, steht im Stellenbesetzungsplan. Im öffentlichen Dienst ist er Teil des Haushaltsplans.
Was steht in einem Stellenplan?
Ein Stellenplan listet Stellen, nicht Personen. Übliche Spalten sind Organisationseinheit, Stellenbezeichnung, Stellennummer, Bewertung (Entgelt- oder Besoldungsgruppe) und Stellenumfang. Der Umfang wird in Vollzeitäquivalenten angegeben: Eine halbe Stelle steht als 0,5, zwei Teilzeitstellen zu je 50 Prozent ergeben zusammen eine Vollzeitstelle.
Viele Stellenpläne vergleichen außerdem Soll und Ist: geplante Stellen, besetzte Stellen und offene Stellen, oft mit dem Vorjahr daneben.
Was unterscheidet Stellenplan, Stellenbesetzungsplan und Organigramm?
Die drei Dokumente beschreiben dieselbe Organisation aus verschiedenen Blickwinkeln und werden oft verwechselt.
- Stellenplan: welche Stellen es geben soll, mit Bewertung und Umfang. Eine Tabelle ohne Namen.
- Stellenbesetzungsplan: welche Person welche Stelle besetzt, mit Eintrittsdatum und tatsächlicher Arbeitszeit.
- Organigramm: wie Stellen und Abteilungen zueinander stehen, also wer wem unterstellt ist. Eine Grafik, meist mit Namen.
Welche Rolle spielt der Stellenplan im öffentlichen Dienst?
Bei Bund, Ländern und Kommunen ist der Stellenplan Bestandteil des Haushaltsplans: Er legt fest, welche Stellen in welcher Bewertung finanziert sind. In Unternehmen ist er ein internes Planungsinstrument ohne feste Form, häufig Teil der Personalplanung und Budgetierung. Welche Vorgaben im Einzelfall gelten, regeln Haushaltsrecht und interne Richtlinien; dazu lassen Sie sich bei Bedarf beraten.
Wie zeigt man den Stellenplan im Organigramm?
Ein Organigramm wird zum anschaulichen Stellenplan, wenn es auch unbesetzte Stellen und den Stellenumfang zeigt. Offene Stellen erscheinen als eigenes Kästchen mit „N. N.“ oder „offen“, Teilzeit als VZÄ-Angabe. Summen pro Abteilung machen sichtbar, wie viele Köpfe und wie viele Vollzeitäquivalente ein Bereich hat.
In mivochart markieren Sie eine Person als offene Stelle und tragen die Arbeitszeit als Anteil oder Prozent ein; auf Wunsch zeigt das Organigramm Kopfzahl und VZÄ pro Team. Aus einer Excel-Liste mit den Spalten Führungskraft und Arbeitszeit entsteht das Organigramm per Import.
Beispiel: Projektteam mit Teilzeit und offener Stelle
Dieses Projektorganigramm hat neun Stellen. Der Tester arbeitet mit 0,5 VZÄ, die Stelle Change-Management ist noch unbesetzt und als „N. N.“ eingetragen. Als Stellenplan gelesen: neun Stellen, acht besetzt, 8,5 Vollzeitäquivalente geplant, davon 7,5 besetzt.
Der Begriff in anderen Sprachen
| Deutsch | Englisch | Französisch |
|---|---|---|
| Stellenplan | Staffing plan (establishment plan) | Tableau des effectifs ≈ |
| Vollzeitäquivalent (VZÄ) | Full-time equivalent (FTE) | Équivalent temps plein (ETP) |
| Vakanz (offene Stelle) | Vacancy (open position) | Poste vacant (poste à pourvoir) |
| Stelle | Position (post) | Poste |
Häufige Fragen
Wie heißt Stellenplan auf Englisch?
Je nach Zusammenhang „staffing plan“, „establishment plan“ (besonders im öffentlichen Sektor) oder „headcount plan“. Auf Französisch sagt man meist „tableau des effectifs“.
Muss jedes Unternehmen einen Stellenplan haben?
Für private Unternehmen gibt es keine allgemeine Pflicht; viele führen ihn trotzdem als Grundlage für Personalplanung und Budget. Verbindlich ist er vor allem im öffentlichen Dienst.
Wie rechnet man Teilzeitstellen im Stellenplan?
Als Vollzeitäquivalent: wöchentliche Arbeitszeit geteilt durch die Vollzeit. 20 von 40 Stunden ergeben 0,5. Der VZÄ-Rechner auf dieser Website rechnet das für ein ganzes Team.