Organigramm in Excel von Hand erstellen

Schritt 1: Ein eigenes Tabellenblatt anlegen

SmartArt schwebt über den Zellen. Geben Sie dem Organigramm deshalb ein eigenes Blatt, statt über Ihre Mitarbeiterliste zu zeichnen. Ohne Gitternetzlinien (Ansicht → Gitternetzlinien) liest es sich am Bildschirm leichter. Wollen Sie drucken, stellen Sie gleich unter Seitenlayout das Querformat ein, damit Sie beim Arbeiten sehen, wo die Seitenumbrüche liegen.

Schritt 2: SmartArt-Organigramm einfügen

1. Öffnen Sie die Registerkarte Einfügen. SmartArt liegt in der Gruppe Illustrationen; in schmalen Fenstern ist die Gruppe zu einer Schaltfläche Illustrationen zusammengefasst.
2. Wählen Sie links im Dialog Hierarchie.
3. Wählen Sie Organigramm oder eine Variante mit eigener Zeile für die Funktion.
4. Bestätigen Sie mit OK. Ein Start-Organigramm mit Platzhaltern erscheint auf dem Blatt.

Schritt 3: Namen aus den Zellen übernehmen

Das ist die einzige Abkürzung, die Excel bietet. Sortieren Sie Ihre Liste so, dass auf jede Führungskraft ihr Team folgt, markieren Sie die Namen in der Spalte und kopieren Sie sie. Öffnen Sie den SmartArt-Textbereich über den Pfeil am linken Rand der Grafik, löschen Sie die Platzhalterzeilen und fügen Sie ein: Jede Zeile wird zu einem Kästchen auf derselben Ebene.

Die Hierarchie setzen Sie dann von Hand. Klicken Sie in eine Zeile und drücken Sie Tab, um sie der Zeile darüber zu unterstellen, oder Umschalt+Tab für eine Ebene höher. Bedenken Sie: Das Organigramm speichert eine Kopie des Textes. Ändert sich ein Name in den Zellen, ändert sich das Organigramm nicht mit.

Schritt 4: Assistenten, Layout und Gestaltung

Markieren Sie ein Kästchen und öffnen Sie die Registerkarte SmartArt-Design. Form hinzufügen ergänzt Kolleginnen und Kollegen (danach oder davor), eine Führungskraft (oberhalb) oder eine unterstellte Person (unterhalb); Assistent hinzufügen setzt eine Stabsstelle wie das Office-Management seitlich an. Die Schaltfläche Layout schaltet das Team des markierten Kästchens zwischen Standard und den hängenden Layouts um, die untereinander stapeln und breite Teams auf der Seite halten.

Farben ändern und die SmartArt-Formatvorlagen gestalten das ganze Organigramm auf einmal. Für Abteilungsfarben markieren Sie die Kästchen mit Strg und setzen auf der Registerkarte Format eine Füllfarbe.

Alternative: Formen und Verbinder

Sind Ihnen die SmartArt-Layouts zu starr, zeichnen Sie das Organigramm aus einfachen Formen. Fügen Sie über Einfügen → Formen ein Rechteck ein, tippen Sie den Namen und kopieren Sie es für jede Person. Verbinden Sie die Kästchen mit einer gewinkelten Verbindung aus dem Bereich Linien: Rasten ihre Enden an den Punkten der Form ein, wandert die Linie beim Verschieben mit. Unter Formformat → Ausrichten richten Sie Kästchen aus und verteilen sie gleichmäßig.

So haben Sie volle Kontrolle, etwa für eine Matrixorganisation mit gestrichelten Linien. Es ist aber der langsamste Weg, und jede Umstrukturierung heißt: Kästchen wieder verschieben.

Ein Excel-Organigramm drucken

Prüfen Sie vor dem Druck die Vorschau unter Datei → Drucken. Unter Seitenlayout stellen Sie in der Gruppe An Format anpassen die Breite auf eine Seite oder wählen ein größeres Papierformat, wenn Ihr Drucker es kann. Eine SmartArt-Grafik über einem Seitenumbruch wird zerschnitten; verschieben oder verkleinern Sie sie, bis sie auf einer Seite liegt.

Wo Excel an Grenzen stößt

In Excel zu zeichnen wirkt naheliegend, weil die Daten schon da sind. Die Zeichnung nutzt sie aber nicht. Erfahrungsgemäß:

• Keine Verknüpfung mit den Zellen: SmartArt und Formen speichern eigenen Text, Organigramm und Liste laufen auseinander.
• Ebenen setzen Sie Zeile für Zeile mit Tab, obwohl Ihre Vorgesetzten-Spalte längst sagt, wer an wen berichtet.
• Nach unserer Erfahrung wird das Organigramm ab etwa 30 Kästchen unübersichtlich und schwer umzubauen.
• Offene Stellen, Teilzeit und Abteilungen sind nur Text und Farbe, die Sie selbst formatieren.
• Jede Änderung im Team bedeutet, das Diagramm erneut zu bearbeiten.