Faire un organigramme sur Excel à la main

Étape 1 : prévoir une feuille à part

Un graphique SmartArt flotte au-dessus des cellules : donnez-lui une feuille à lui plutôt que de dessiner par-dessus votre liste. Masquer le quadrillage (Affichage → Quadrillage) rend l’organigramme plus lisible à l’écran. Si vous comptez l’imprimer, passez dès maintenant en orientation paysage dans Mise en page, pour voir où tombent les sauts de page pendant que vous travaillez.

Étape 2 : insérer l’organigramme SmartArt

1. Ouvrez l’onglet Insertion. SmartArt se trouve dans le groupe Illustrations ; dans une fenêtre étroite, ce groupe se réduit à un seul bouton Illustrations.
2. Choisissez Hiérarchie à gauche de la boîte de dialogue.
3. Sélectionnez Organigramme, ou une variante avec une ligne séparée pour le poste.
4. Validez avec OK. Un organigramme de départ avec des cases d’exemple apparaît sur la feuille.

Étape 3 : copier les noms depuis vos cellules

C’est le seul raccourci qu’offre Excel. Triez votre liste pour que chaque responsable soit suivi de son équipe, sélectionnez les noms dans la colonne et copiez-les. Ouvrez le volet Texte de SmartArt avec la flèche sur le bord gauche du graphique, supprimez les lignes d’exemple et collez : chaque ligne devient une case au même niveau.

Réglez ensuite la hiérarchie à la main. Cliquez dans une ligne et appuyez sur Tab pour la placer sous la ligne du dessus, ou sur Maj+Tab pour la remonter d’un niveau. Attention : l’organigramme garde sa propre copie du texte. Si un nom change dans vos cellules, l’organigramme ne suit pas.

Étape 4 : assistants, disposition et mise en forme

Sélectionnez une case et ouvrez l’onglet de création SmartArt. Ajouter une forme ajoute un collègue (après ou avant), un responsable (au-dessus) ou un collaborateur (en dessous) ; Ajouter un assistant place un poste fonctionnel, comme l’assistante de gestion, sur un trait latéral. Le bouton Disposition fait passer l’équipe de la case sélectionnée de la disposition standard aux dispositions en retrait, qui empilent les collaborateurs et évitent qu’une équipe nombreuse déborde de la page.

Modifier les couleurs et les styles SmartArt mettent en forme tout l’organigramme d’un coup. Pour colorer les services, sélectionnez les cases avec Ctrl et appliquez un remplissage dans l’onglet Format.

Autre méthode : formes et connecteurs

Si les dispositions SmartArt sont trop rigides, dessinez l’organigramme avec des formes simples. Insérez un rectangle via Insertion → Formes, tapez le nom, puis copiez-le pour chaque personne. Reliez les cases avec un connecteur en angle de la rubrique Lignes : quand ses extrémités s’accrochent aux points de la forme, le trait suit la case lorsque vous la déplacez. La commande Aligner de l’onglet Format de la forme aligne les cases et les répartit régulièrement.

Vous gardez ainsi un contrôle total, par exemple pour une organisation matricielle avec des liens en pointillés. Mais c’est la méthode la plus lente, et chaque réorganisation oblige à redéplacer les cases.

Imprimer un organigramme Excel

Vérifiez l’aperçu dans Fichier → Imprimer avant de lancer l’impression. Dans Mise en page, groupe Mise à l’échelle, réglez la largeur sur une page, ou choisissez un format de papier plus grand si votre imprimante le permet. Un graphique SmartArt à cheval sur un saut de page est coupé en deux : déplacez-le ou réduisez-le jusqu’à ce qu’il tienne sur une page.

Les limites d’Excel

Dessiner dans Excel paraît logique puisque les données y sont déjà. Mais le dessin ne s’en sert pas. D’expérience :

• Aucun lien avec les cellules : SmartArt et les formes gardent leur propre texte, et l’organigramme s’écarte peu à peu de la liste.
• Les niveaux se règlent à la main avec Tab, ligne par ligne, alors que votre colonne responsable dit déjà qui rend compte à qui.
• D’après notre expérience, l’organigramme devient difficile à lire et à réorganiser au-delà d’une trentaine de cases.
• Postes vacants, temps partiels et services ne sont que du texte et des couleurs que vous mettez en forme vous-même.
• Chaque changement dans l’équipe oblige à reprendre le schéma.