Rollen in der Projektorganisation
Typisch sind ein Auftraggeber oder Lenkungsausschuss, der über Ziele, Budget und größere Änderungen entscheidet, eine Projektleitung, die plant und steuert, ein Projektbüro (PMO) für Planung, Berichte und Risikolisten sowie Teilprojektleitungen, die einzelne Arbeitspakete mit ihren Teammitgliedern umsetzen. Viele Teammitglieder behalten dabei ihre Führungskraft in der Linie.
| Form | Stellung der Projektleitung | Geeignet für |
|---|---|---|
| Reine Projektorganisation | Volle Weisungsbefugnis; das Team arbeitet ganz im Projekt | Große, lange, kritische Vorhaben |
| Matrix-Projektorganisation | Fachliche Weisung im Projekt, disziplinarisch bleibt die Linie zuständig | Mittlere Projekte mit Fachleuten aus mehreren Abteilungen |
| Stabs-Projektorganisation (Einfluss-Projektorganisation) | Koordiniert und berät, ohne Weisungsbefugnis | Kleine Projekte mit geringem Risiko |
Welche Form wann passt
Je größer, länger und kritischer ein Vorhaben ist, desto mehr Befugnis braucht die Projektleitung. Ein mehrjähriges Bauprojekt rechtfertigt ein eigenes Vollzeitteam. Die Einführung einer neuen Software mit Fachleuten aus Vertrieb, IT und Buchhaltung läuft meist als Matrix. Ein kleines internes Vorhaben lässt sich in der Stabsform koordinieren, ohne jemanden zu versetzen.
Unabhängig von der Form sollte das Projektorganigramm zeigen, wer über Umfang, Budget und Personal entscheidet. Unklare Befugnisse zwischen Projektleitung und Linie sind die häufigste Ursache für Reibung.
Ein Beispiel zur Veranschaulichung
Ein Unternehmen führt ein neues Buchungssystem ein. Die Vertriebsleiterin ist Auftraggeberin und leitet den Lenkungsausschuss. Ein Projektleiter führt zwei Teilprojekte: Software (Teilprojektleitung, Entwicklerin, Tester in Teilzeit) und Einführung (Teilprojektleitung, Trainer und eine noch zu besetzende Stelle Change-Management). Ein Projektbüro unterstützt mit Plänen und Statusberichten.
Das Beispiel-Organigramm zeigt genau dieses Projekt; die offene Stelle ist markiert, damit alle die Lücke sehen.
Vorteile und Nachteile
| Vorteile | Nachteile |
|---|---|
| Klare Verantwortung und Fokus auf ein Ziel. | Konflikte mit der Linie um Arbeitszeit und Personal. |
| Bringt Fachleute aus verschiedenen Abteilungen zusammen. | Unsichere Rückkehr in die Linie nach Projektende. |
| Flexibel: wird bei Bedarf eingerichtet und aufgelöst. | Doppelte Strukturen in der reinen Projektorganisation. |
| Macht Ressourcen und Lücken des Projekts sichtbar. | Schwache Stellung der Projektleitung in der Stabsform. |
So zeichnen Sie ein Projektorganigramm in mivochart
- Legen Sie die Auftraggeberin oder den Lenkungsausschuss oben an und die Projektleitung darunter.
- Fügen Sie das Projektbüro unter der Projektleitung hinzu und schalten Sie in den Details „Assistenz“ ein, damit es seitlich daneben steht.
- Legen Sie je Teilprojekt eine Leitung an und ergänzen Sie die Teammitglieder.
- Markieren Sie unbesetzte Rollen als offene Stelle und hinterlegen Sie Teilzeit als Arbeitszeit (VZÄ).
- Behalten Teammitglieder ihre Linienführungskraft, tragen Sie diese als fachliche Vorgesetzte mit gepunkteter Linie ein, oder zeigen Sie nur die Projektrollen.
Verwandte Organisationsformen
Vorlagen mit dieser Struktur
Lieber mit einem fertigen Organigramm beginnen? Diese Vorlagen folgen demselben Aufbau und öffnen sich mit Beispielnamen im Editor.
Häufige Fragen
Welche Formen der Projektorganisation gibt es?
Die reine Projektorganisation, die Matrix-Projektorganisation und die Stabs- oder Einfluss-Projektorganisation. Sie unterscheiden sich darin, wie viel Weisungsbefugnis die Projektleitung gegenüber dem Team hat.
Was macht ein Lenkungsausschuss?
Er gibt Ziele, Budget und wesentliche Änderungen frei und entscheidet Konflikte, die die Projektleitung nicht lösen kann. Meist gehören ihm die Auftraggeberin und die Leitungen der beteiligten Bereiche an.
Was ist ein Projektorganigramm?
Ein Organigramm, das nur die Rollen eines Projekts zeigt: Auftraggeber, Lenkungsausschuss, Projektleitung, Projektbüro, Teilprojekte und Teammitglieder. Es gilt für die Dauer des Projekts.
Was ist der Unterschied zwischen Projektorganisation und Linienorganisation?
Die Linienorganisation ist dauerhaft und regelt das Tagesgeschäft. Die Projektorganisation ist befristet, für ein einmaliges Vorhaben eingerichtet und wird danach aufgelöst.
Wie zeige ich Teilzeit im Projekt?
Hinterlegen Sie für jede Person die Arbeitszeit (VZÄ), zum Beispiel 0,5 für die halbe Zeit. Die Summen je Teilprojekt zeigen, wie viel Kapazität das Projekt tatsächlich hat.
Quellen und weiterführende Literatur
- DIN 69901: Projektmanagement, Begriffe und Projektmanagementsysteme.
- Project Management Institute, PMBOK Guide: funktionale, Matrix- und projektorientierte Organisation.
- Manfred Burghardt, Projektmanagement: Leitfaden für die Planung, Überwachung und Steuerung von Projekten.
Klassische Begriffe der Betriebswirtschafts- und Organisationslehre. Das Beispiel-Organigramm und alle Personen darin sind erfunden.