Die Elemente der Aufbauorganisation
Am Anfang steht die Aufgabenanalyse: Die Gesamtaufgabe des Unternehmens wird in Teilaufgaben zerlegt. In der Aufgabensynthese werden diese Teilaufgaben dann zu Stellen gebündelt. Daraus entstehen die Bausteine, die jedes Organigramm zeigt.
- Stelle: die kleinste organisatorische Einheit, ein Bündel von Aufgaben für eine gedachte Person, unabhängig davon, wer sie gerade besetzt.
- Instanz: eine Stelle mit Leitungs- und Weisungsbefugnis, etwa Geschäftsführung, Abteilungs- oder Teamleitung.
- Ausführende Stelle: eine Stelle ohne Weisungsbefugnis, die Aufgaben selbst erledigt.
- Stabsstelle: eine Stelle, die eine Instanz berät und Entscheidungen vorbereitet, aber keine Weisungen an die Linie erteilt.
- Abteilung: mehrere Stellen unter einer gemeinsamen Instanz.
Aufbauorganisation und Ablauforganisation im Vergleich
Die Unterscheidung geht auf die deutsche Organisationslehre zurück, vor allem auf Fritz Nordsieck und Erich Kosiol. Beide Sichten beschreiben dasselbe Unternehmen, nur aus zwei Blickwinkeln: einmal als Gefüge, einmal als Prozess. Ändert sich das eine, muss das andere oft nachziehen.
| Merkmal | Aufbauorganisation | Ablauforganisation |
|---|---|---|
| Frage | Wer ist wofür zuständig und wem unterstellt? | Wer macht was wann, in welcher Reihenfolge? |
| Gegenstand | Stellen, Instanzen, Abteilungen, Weisungsbeziehungen | Arbeitsschritte, Prozesse, Schnittstellen, Zeiten |
| Darstellung | Organigramm, Stellenbeschreibung, Stellenplan | Flussdiagramm, Prozesslandkarte, Ablaufdiagramm |
| Zeithorizont | Langfristig, ändert sich selten | Wird laufend verbessert |
| Beispiel | Die Buchhaltung ist der Leitung Verwaltung unterstellt | Eingangsrechnung prüfen, freigeben, buchen, bezahlen |
Welche Formen der Aufbauorganisation es gibt
Nach dem Weisungssystem unterscheidet man Einliniensystem, Mehrliniensystem und Stabliniensystem. Nach dem Gliederungsprinzip auf der zweiten Ebene unterscheidet man die funktionale Organisation (nach Verrichtungen wie Einkauf, Produktion, Vertrieb) und die Spartenorganisation (nach Objekten wie Produkten oder Regionen). Werden beide Prinzipien gleichzeitig angewendet, entsteht die Matrixorganisation.
In der Praxis mischen Unternehmen diese Formen. Ein typischer Mittelständler ist ein Stabliniensystem mit funktionalen Abteilungen und gelegentlichen Projekten.
Ein Beispiel zur Veranschaulichung
Ein Produktionsbetrieb mit rund 40 Beschäftigten: Die Geschäftsführerin ist die oberste Instanz. Ihr sind die Leitungen Produktion, Vertrieb und Verwaltung unterstellt, ebenfalls Instanzen. Darunter arbeiten ausführende Stellen wie Maschinenführer, Außendienst und Buchhaltung. Die Rechtsabteilung und die QM-Beauftragte beraten die Geschäftsführerin als Stabsstellen.
Wie eine Rechnung von der Prüfung bis zur Zahlung läuft, steht dagegen nicht im Organigramm, sondern in der Ablauforganisation, zum Beispiel als Prozessbeschreibung.
Vorteile und Nachteile
| Vorteile | Nachteile |
|---|---|
| Klare Zuständigkeiten und Weisungswege für alle Beschäftigten. | Eine starre Struktur passt sich langsam an neue Aufgaben an. |
| Grundlage für Stellenbeschreibungen, Stellenplan und Personalplanung. | Das Organigramm zeigt keine Abläufe und Schnittstellen. |
| Neue Mitarbeitende finden sich schneller zurecht. | Veraltete Organigramme führen in die Irre. |
| Lücken und Doppelzuständigkeiten werden sichtbar. | Informelle Beziehungen bleiben unsichtbar. |
So zeichnen Sie Ihre Aufbauorganisation in mivochart
- Öffnen Sie das Beispiel oder beginnen Sie mit der obersten Instanz.
- Fügen Sie mit „Mitarbeitende hinzufügen“ die unterstellten Stellen an; ziehen Sie eine Karte auf eine andere Person, um die Unterstellung zu ändern.
- Ordnen Sie jeder Stelle eine Abteilung zu, damit Abteilungen eine gemeinsame Farbe bekommen.
- Schalten Sie bei Stabsstellen in den Details „Assistenz“ ein; die Karte steht dann seitlich neben der Instanz.
- Markieren Sie unbesetzte Stellen als offene Stelle und hinterlegen Sie die Arbeitszeit (VZÄ). Alternativ importieren Sie Ihre Mitarbeiterliste aus Excel.
Verwandte Organisationsformen
Vorlagen mit dieser Struktur
Lieber mit einem fertigen Organigramm beginnen? Diese Vorlagen folgen demselben Aufbau und öffnen sich mit Beispielnamen im Editor.
Häufige Fragen
Was versteht man unter Aufbauorganisation?
Die Aufbauorganisation ist die dauerhafte Struktur eines Unternehmens aus Stellen, Instanzen und Abteilungen samt ihren Weisungsbeziehungen. Sie wird im Organigramm dargestellt.
Was ist der Unterschied zwischen Stelle und Instanz?
Jede Instanz ist eine Stelle, aber nicht jede Stelle ist eine Instanz. Eine Instanz hat Leitungs- und Weisungsbefugnis gegenüber anderen Stellen, eine ausführende Stelle nicht.
Was ist Ablauforganisation?
Die Ablauforganisation regelt Arbeitsprozesse: welche Schritte in welcher Reihenfolge, von wem und in welcher Zeit erledigt werden. Sie wird mit Flussdiagrammen oder Prozessbeschreibungen dargestellt, nicht im Organigramm.
Welche Formen der Aufbauorganisation gibt es?
Nach dem Weisungssystem Einlinien-, Mehrlinien- und Stabliniensystem; nach dem Gliederungsprinzip funktionale Organisation, Spartenorganisation und Matrixorganisation. Projektorganisationen kommen zeitlich befristet hinzu.
Gehört der Betriebsrat ins Organigramm?
Der Betriebsrat ist kein Teil der Weisungshierarchie. Viele Unternehmen zeigen ihn trotzdem als eigenes Kästchen ohne Unterstellungslinie oder mit neutraler Farbe, damit Beschäftigte ihre Ansprechpartner finden.
Quellen und weiterführende Literatur
- Fritz Nordsieck, Grundlagen der Organisationslehre (1934): Trennung von Aufbau und Ablauf.
- Erich Kosiol, Organisation der Unternehmung (1962): Aufgabenanalyse und Aufgabensynthese.
- Günther Schreyögg und Daniel Geiger, Organisation: Grundlagen moderner Organisationsgestaltung.
- Günter Wöhe, Einführung in die Allgemeine Betriebswirtschaftslehre: Kapitel zur Organisation.
Klassische Begriffe der Betriebswirtschafts- und Organisationslehre. Das Beispiel-Organigramm und alle Personen darin sind erfunden.