Organigramm aktualisieren: so bleibt es aktuell

Warum Organigramme veralten

Die meisten Organigramme stimmen am Tag ihrer Erstellung. Dann kommt jemand neu dazu, eine Teamleitung wechselt, eine Stelle wird frei, und niemand fühlt sich für die Zeichnung zuständig. Ein paar Monate später vertraut ihr niemand mehr, und ein Organigramm, dem niemand traut, ist schlimmer als keines, weil neue Mitarbeitende und Partner es trotzdem lesen.

Der Grund ist selten Nachlässigkeit, sondern dass das Organigramm getrennt von den Informationen gepflegt wird, die es zeigt: Die Personalabteilung aktualisiert die Liste, jemand anderes die Zeichnung, und beides läuft auseinander.

Eine einzige Quelle festlegen

Legen Sie fest: Die Mitarbeiterliste ist die Quelle, das Organigramm eine Ansicht davon. In den meisten Organisationen gibt es diese Liste schon, als Personaltabelle, Export aus der Lohnbuchhaltung oder aus dem HR-System, mit Name, Funktion, Abteilung und Vorgesetzten. Änderungen kommen zuerst in die Liste, nie nur ins Organigramm.

Das klärt auch Widersprüche: Weichen Organigramm und Liste voneinander ab, gilt die Liste, und das Organigramm wird daraus neu erzeugt.

Neu importieren statt neu zeichnen

In mivochart importieren Sie die neuere Liste in das bestehende Organigramm. Personen werden zuerst über die E-Mail-Adresse, dann über den Namen zugeordnet. Bevor sich etwas ändert, sehen Sie eine Übersicht wie „2 neu, 1 ausgeschieden, 1 versetzt“ mit jeder einzelnen Änderung. Was Sie nicht übernehmen wollen, wählen Sie ab, den Rest wenden Sie an. Leere Zellen löschen keine Angaben, die Sie im Organigramm ergänzt haben, und Anordnung und Farben bleiben erhalten.

Eine Live-Verbindung zu HR-Systemen gibt es nicht: Das Organigramm ändert sich, wenn Sie einen neueren Export importieren, und damit auch nie ohne Ihr Zutun.

Vor großen Änderungen eine Version speichern

Speichern Sie vor einer Umstrukturierung eine benannte Version, etwa „Vor der Neuorganisation, Q3“. Zwei Versionen lassen sich vergleichen, um zu sehen, wer dazwischen neu ist, ausgeschieden ist oder versetzt wurde, und eine ältere Version lässt sich wiederherstellen, wenn ein Plan verworfen wird. Versionen gibt es mit Anmeldung: Der kostenlose Tarif behält 3 pro Organigramm, Pass oder Pro behalten 25.

Jede Kopie mit Stand versehen

Ausgedruckte Organigramme und Bilder im Intranet leben viel länger als gedacht. Ein aus mivochart exportiertes PDF trägt Titel und Datum in der Fußzeile. Bei Bildern schreiben Sie „Stand“ und den Monat in den Titel. Ersetzen Sie beim Veröffentlichen einer neuen Fassung die alten Dateien, statt neue danebenzulegen.

Wer zuständig ist und wie oft

Machen Sie eine Person verantwortlich, meist in der Personalabteilung oder im Büro der Geschäftsführung, und geben Sie ihr eine einfache Routine:

• In festem Rhythmus aktualisieren: monatlich bei wachsenden Teams, vierteljährlich bei stabilen.
• Sofort nach jeder Umstrukturierung, jedem Führungswechsel und jeder neuen Abteilung aktualisieren.
• Jede Führungskraft einmal im Quartal ihr eigenes Team prüfen lassen.
• Offene Stellen bis zur Besetzung im Organigramm lassen, damit es die geplante Struktur zeigt.
• Jede geteilte oder gedruckte Kopie durch die neue, datierte Fassung ersetzen.