Guide
Mettre à jour un organigramme : la méthode
Gardez une seule liste du personnel comme source, en général le tableur RH ou un export du SIRH, et reconstruisez l’organigramme à partir d’elle au lieu de modifier les cases à la main. Désignez un responsable, mettez à jour à rythme fixe et après chaque réorganisation, et datez chaque copie imprimée ou diffusée.
Pourquoi un organigramme se périme
La plupart des organigrammes sont justes le jour où on les fait. Puis quelqu’un arrive, un chef d’équipe change de poste, un poste se libère, et personne ne se sent responsable du schéma. Quelques mois plus tard, plus personne ne s’y fie, et un organigramme auquel on ne se fie pas est pire que pas d’organigramme du tout, car les nouveaux arrivants et les partenaires le lisent quand même.
La cause est rarement la négligence. C’est que l’organigramme est tenu à part des informations qu’il montre : les RH mettent à jour la liste, quelqu’un d’autre le schéma, et les deux s’éloignent.
Une seule source de vérité
Décidez que la liste du personnel est la source et l’organigramme une vue de cette liste. Dans la plupart des organisations, elle existe déjà : tableur RH, export de paie ou export du SIRH, avec nom, poste, service et responsable. Les changements vont d’abord dans la liste, jamais seulement dans l’organigramme.
Cela règle aussi les désaccords : si l’organigramme et la liste divergent, la liste fait foi et l’organigramme est reconstruit à partir d’elle.
Réimporter au lieu de redessiner
Dans mivochart, vous importez la liste plus récente dans l’organigramme existant. Les personnes sont rapprochées d’abord par adresse e-mail, puis par nom. Avant tout changement, vous voyez un récapitulatif du type « 2 arrivées, 1 départ, 1 changement de responsable » avec le détail de chaque modification ; décochez ce que vous ne voulez pas appliquer et validez le reste. Une cellule vide n’efface jamais une information ajoutée dans l’organigramme, et la disposition comme les couleurs sont conservées.
Il n’y a pas de connexion en direct avec les SIRH : l’organigramme change quand vous importez un export plus récent, et donc jamais à votre insu.
Enregistrer une version avant un grand changement
Avant une réorganisation, enregistrez une version nommée, par exemple « Avant la réorganisation, T3 ». Vous pouvez comparer deux versions pour voir les arrivées, départs et changements entre les deux, et restaurer une version antérieure si un projet est abandonné. Les versions sont disponibles une fois connecté : la formule gratuite en garde 3 par organigramme, un Pass ou Pro en garde 25.
Dater chaque copie
Les organigrammes imprimés et les images sur l’intranet vivent bien plus longtemps que prévu. Un PDF exporté depuis mivochart porte le titre et la date en pied de page. Pour une image, ajoutez « à jour au » et le mois dans le titre. À chaque nouvelle version, remplacez les anciens fichiers au lieu d’en ajouter de nouveaux à côté.
Qui s’en charge, et à quel rythme
Confiez l’organigramme à une seule personne, souvent aux RH ou au secrétariat de direction, avec une routine simple :
- Mettre à jour à rythme fixe : chaque mois pour une équipe qui grandit, chaque trimestre pour une équipe stable.
- Mettre à jour aussitôt après chaque réorganisation, changement de direction ou création de service.
- Demander une fois par trimestre à chaque responsable de vérifier sa propre équipe.
- Laisser les postes vacants dans l’organigramme jusqu’au recrutement, pour montrer la structure prévue.
- Remplacer chaque copie diffusée ou imprimée par la nouvelle version datée.
Une mise en place unique dans mivochart
Quand l’organigramme est construit à partir de votre liste, cette routine ne prend que quelques minutes à chaque mise à jour.
- Importez votre liste du personnel actuelle (.xlsx ou .csv) pour créer l’organigramme, puis enregistrez-le comme version nommée.
- À chaque mise à jour, importez la liste plus récente dans le même organigramme et vérifiez arrivées, départs et changements avant de les appliquer.
- Exportez un PDF daté, ou un PNG et un SVG pour l’intranet ; partagez un lien de consultation ou intégrez l’organigramme dans une page. Gratuit jusqu’à 25 personnes.
Questions fréquentes
À quelle fréquence mettre à jour un organigramme ?
À rythme fixe, chaque mois ou chaque trimestre selon la vitesse des changements, et immédiatement après chaque réorganisation ou changement de direction.
Qui doit être responsable de l’organigramme ?
Une personne désignée, souvent aux RH ou au secrétariat de direction. Les responsables vérifient leurs équipes, mais une seule personne modifie et publie.
L’organigramme peut-il se mettre à jour tout seul depuis notre SIRH ?
Pas automatiquement. Exportez la liste du personnel depuis le SIRH et importez-la dans l’organigramme existant ; le récapitulatif montre chaque changement avant que vous l’appliquiez.
Comment voir ce qui a changé depuis la dernière version ?
Enregistrez des versions nommées et comparez-en deux, ou lisez le récapitulatif du réimport, qui liste toutes les arrivées, tous les départs et changements de responsable.
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