Welche Rollen ein GmbH-Organigramm zeigt und warum
Ein GmbH-Organigramm beantwortet drei Fragen: Wer vertritt das Unternehmen nach außen, wer führt welche Abteilung, und welche Funktionen beraten nur, ohne Weisungen zu geben? Genau diese Unterscheidung macht die Vorlage sichtbar.
- Geschäftsführung
- Der im Handelsregister eingetragene Geschäftsführer leitet die GmbH und ist den Gesellschaftern verantwortlich. Bei mehreren Geschäftsführern setzen Sie beide Kästchen auf die oberste Ebene oder schreiben die Ressorts in die Bezeichnung.
- Prokuristin
- Prokura ist eine weitreichende Vollmacht, aber keine Geschäftsführung. Im Organigramm steht die Prokuristin deshalb eine Ebene unter der Geschäftsführung, meist als Leitung Finanzen oder kaufmännische Leitung. Den Zusatz „Prokuristin“ schreiben Sie in die Stellenbezeichnung.
- Stabsstellen Datenschutz und QM
- Datenschutzbeauftragte und QM-Beauftragte beraten die Geschäftsführung und prüfen, führen aber keine Mitarbeitenden. Als Stabsstelle stehen sie neben der Geschäftsführung statt darunter. Eine Datenschutzbeauftragte ist ab einer bestimmten Zahl von Beschäftigten mit Datenverarbeitung Pflicht und häufig extern bestellt.
- Abteilungen
- Vertrieb, Produktion und Verwaltung mit ihren Leitungen und Fachkräften. Teilzeitstellen tragen ihren Stellenanteil, eine offene Stelle in der Produktion ist als solche markiert.
- Betriebsrat
- Der Betriebsrat vertritt die Belegschaft gegenüber dem Arbeitgeber und ist nicht weisungsgebunden. Er steht deshalb als eigenes Gremium mit eigener Farbe neben dem Organigramm. Seine Mitglieder haben zusätzlich ihre normale Stelle in einer Abteilung.
Varianten: kleine GmbH oder Unternehmen mit mehreren Bereichen
Kleine GmbH oder UG bis etwa 20 Beschäftigte
Oft gibt es nur Geschäftsführung, zwei bis drei Teams und ein Büro. Lassen Sie Prokura und Betriebsrat weg, wenn es sie nicht gibt, und schreiben Sie Zusatzaufgaben wie „auch QM“ in die Bezeichnung.
GmbH mit mehreren Geschäftsbereichen
Setzen Sie unter die Geschäftsführung Bereichsleitungen, etwa für zwei Produktlinien oder Standorte, und geben Sie jedem Bereich eine eigene Farbe. Zentrale Dienste wie IT und Personal bleiben eine eigene Abteilung.
Tipps für das Organigramm Ihrer GmbH
Stabsstellen richtig zeichnen
Markieren Sie Datenschutz, QM oder eine Assistenz der Geschäftsführung als Stabsstelle. Sie erscheinen dann seitlich neben der Führungskraft, wie es in einem Stabliniensystem üblich ist.
Betriebsrat als eigene Wurzel
Legen Sie den Betriebsratsvorsitz ohne Vorgesetzten an. So entsteht ein zweiter, getrennter Baum, der zeigt: Hier gibt es keine Weisungslinie zur Geschäftsführung.
Fachliche Führung gestrichelt
Arbeitet eine Mitarbeiterin fachlich auch für eine andere Abteilung, tragen Sie diese als gepunktete Linie ein. Die disziplinarische Linie bleibt eindeutig.
Aus der Personalliste befüllen
Importieren Sie eine Excel- oder CSV-Liste mit Name, Stelle, Vorgesetztem und Abteilung. Beim nächsten Import sehen Sie Zu- und Abgänge, bevor Sie übernehmen.
Fragen zu dieser Vorlage
Gehören die Gesellschafter ins Organigramm?
Die Gesellschafterversammlung bestellt die Geschäftsführung, führt aber keine Mitarbeitenden. Wenn Sie sie zeigen möchten, setzen Sie ein neutrales Kästchen über die Geschäftsführung.
Wo steht ein externer Datenschutzbeauftragter?
Als Stabsstelle neben der Geschäftsführung, mit dem Zusatz „extern“ in der Bezeichnung oder in einem eigenen Feld. So ist klar, dass die Person beratend tätig ist.
Muss ein QM-Beauftragter im Organigramm stehen?
Die ISO 9001 verlangt seit 2015 keinen namentlichen QM-Beauftragten mehr, viele Unternehmen behalten die Rolle aber. Im Organigramm zeigt eine Stabsstelle, wer das Managementsystem betreut.
Wie zeige ich zwei gleichberechtigte Geschäftsführer?
Legen Sie beide ohne Vorgesetzten an, dann stehen sie nebeneinander an der Spitze. Die Abteilungen ordnen Sie dem jeweils zuständigen Geschäftsführer zu.
Bereit für Ihre eigenen Namen?
Die Vorlage öffnet sich im Editor mit den Beispielpersonen. Ersetzen Sie sie von Hand oder importieren Sie Ihre Mitarbeiterliste und behalten Sie die Struktur.